Von der Bauakte bis zur Rechnung: Digitale Prozesse als Wettbewerbsvorteil
Unternehmensgruppe setzt auf papierloses Dokumentenmanagement
Spezialisierte Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie in einem großen Einsatzgebiet agieren müssen. Das wiederum bringt gewisse Schwierigkeiten mit sich, weil eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen auch über große Distanzen hinweg und ohne Zeitverlust gewährleistet werden muss. Die Feickert Unternehmensgruppe steht als Spezialist im Tiefbau und Spezialtiefbau vor diesen besonderen Anforderungen – und bewältigt sie mithilfe eines digitalen Dokumentenmanagements.
Kurz nach Ende des Zweiten Weltkriegs gründet der Ingenieur Walter Feickert das Bauunternehmen Feickert GmbH, das seither in Familienhand geblieben ist. Der Schwerpunkt der Firma, die ihren Sitz bei Gründung im hessischen Weilburg hatte, lag damals noch im Hoch- und Gleisbau. Heute hat die Feickertgruppe fünf Bauunternehmen – zweimal im hessischen Weilburg, im anhaltinischen Falkenstein, im thüringischen Arnstadt und in Luxemburg – und ist auf den Tief- und Spezialtiefbau ausgerichtet. Die 420 Mitarbeitenden sind deutschlandweit im Einsatz. „Im Moment sind wir von Hamburg, über das Rheinland, den Taunus und die Wetterau bis hin nach Ingolstadt auf Baustellen tätig“, sagt Dr. Hauke Feickert, Gesellschafter und Mit-Geschäftsführer der Unternehmensgruppe. Laut Unternehmen sind eine gute Logistik und Disposition sowie mobile Mitarbeitende und eine gute Kommunikation notwendig, um die Baustellen zu versorgen. Bereits vor über zwölf Jahren verschrieb sich die Gruppe daher der Digitalisierung bestimmter Prozesse, um die Kommunikation und insbesondere auch die Belegbearbeitung transparent zu gestalten und zu beschleunigen.
„Ordnung und Nachvollziehbarkeit“
„Wir wollten mehr Ordnung und Nachvollziehbarkeit in unser Rechnungswesen bringen“, erinnert sich Feickert. Der gesamte Prozess für die Eingangsrechnungen wurde dementsprechend digitalisiert, inzwischen ist auch der Prozess der Ausgangsrechnungen papierlos. Die Unternehmensgruppe arbeitet dabei mit der Topfact AG zusammen, die auf digitale Geschäftsprozesse und Dokumentenmanagement spezialisiert ist. Seit zwei Jahren nutzt das Unternehmen das hauseigene System „topfact6“.
Die Rechnungsprüfung hat seit der Zusammenarbeit mit Topfact und insbesondere seit dem Wechsel zu deren eigenem System nach eigenen Angaben deutlich an Geschwindigkeit gewonnen und gleichzeitig an Komplexität verloren. „Die Rechnungsprüfung erfolgt ja vorwiegend im Einkauf und durch unsere Bauleiter“, erklärt Feickert. „Die haben aber primär andere Aufgaben.“ Um Skontoverluste zu vermeiden ist jedoch eine möglichst schnelle Rechnungsprüfung erforderlich, damit Bauleiter die Rechnungsprüfung auch von Unterwegs aus durchführen können. Eine entsprechende App kann dazu genutzt werden. Auch ein anderes Problem der Rechnungsprüfung schildert Feickert: Mitarbeitende seien sich der Skontofristen oft nicht bewusst. Um diese Problematik seitens Topfact zu beheben, erhielten die Mitarbeitenden die Rechnungen, die kurz vor dem Ablauf stehen, in ihrer Erinnerungs-E-Mail besonders markiert und hervorgehoben. „Dieses Feature verbessert den Prozess für alle Beteiligten noch mehr“, sagt Feickert.
Zentrale Buchhaltung für fünf Standorte
Die gesamte Unternehmensgruppe nutzt das System, auch, weil die Buchhaltung für alle fünf Standorte zentral abgewickelt wird. Welche Rechnungen ein- und ausgegangen sind, wie der Prüfstatus ist – all das können die Mitarbeitenden in Topfact einsehen. Schon während des Ablaufs sind die Belege rechtskonform gespeichert, d. h. verfahrenssicher in Topfact archiviert und können auch im Nachgang bei Bedarf schnell und einfach wiedergefunden werden. „Dadurch behalten wir immer den Überblick und können unseren Liquiditätsbedarf planen“, ergänzt der Gesellschafter.
Neben der Rechnungsprüfung hat die Unternehmensgruppe mit Unterstützung von Topfact auch die Personalakte digitalisiert. Diese sind dann direkt für berechtigte Mitarbeitende einsehbar, die Zusammenarbeit wird dadurch vereinfacht und beschleunigt, weil kein Austausch von Papierakten mehr erforderlich ist. „Die digitale Personalakte haben wir zudem eingeführt, um den hohen Qualitäts- und Rechtstandards zu entsprechen“, sagt Feickert.
Derzeit in Arbeit ist die Ausweitung des digitalen Archivs für das Vertragsmanagement, das künftig insbesondere für Service- und Beraterverträge genutzt werden soll. „Wir wollen auch hier weg von der Papierakte und von Erinnerungsnotizen und unsere Verwaltung professionalisieren“, begründet der Gesellschafter. Auch die Möglichkeiten zur elektronischen Signatur, die „topfact6“ bietet, nutzt die Unternehmensgruppe, um den Prozess für bestimmte Verträge vollständig digital abzubilden.
Rechnungsprozesse vollständig digitalisiert
Hauke Feickert hebt die professionelle Zusammenarbeit und die effiziente Kommunikation mit Topfact hervor. „Unsere Support-Anfragen werden zügig bearbeitet“, erklärt der Gesellschafter. Zudem hat seine Unternehmensgruppe mit dem Topfact System eine zuverlässige und individualisierbare Lösung erhalten. Komplexe Prozesse, wie sie auch in der Feickert Unternehmensgruppe unumgänglich sind, müssen in der Software entsprechend abgebildet werden. Eine kurze Einarbeitungszeit war für die Mitarbeitenden notwendig, aber, so Feickert, „auf den zweiten Blick ist das Programm selbsterklärend.“
Die Feickert Unternehmensgruppe sieht der Zukunft dank ihrer fortgeschrittenen Digitalisierung optimistisch entgegen. So stellt die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 für Hauke Feickert keine größere Herausforderung dar, da die Rechnungsprozesse bereits vollständig digitalisiert sind. In der Branche gibt es jedoch weiterhin Unternehmen, die sich noch in der Umsetzung entsprechender Digitalisierungsmaßnahmen befinden. Für diese hat der Mit-Geschäftsführer einen Tipp: „Unternehmen sollten mit einer einzigen Sache anfangen, also einen Prozess komplett digitalisieren und dann schrittweise weitergehen.“
Fazit
Die Feickert Unternehmensgruppe hat digitale Lösungen implementiert, um die Herausforderungen eines deutschlandweiten Bauunternehmens zu bewältigen. Durch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems konnten sie nach eigenen Angaben ihre Arbeitsprozesse, insbesondere im Rechnungswesen, deutlich beschleunigen und vereinfachen. Die Zusammenarbeit mit der Topfact AG hat nicht nur zu einer verbesserten Effizienz, sondern auch zu einer zentralen Verwaltung der fünf Standorte geführt. Die Digitalisierung erstreckt sich zudem auf Bau- und Personalakten – Entwicklungen wie die elektronische Signatur verhindern die sonst üblichen Medienbrüche.
