Mit ERP-Tools den Fachkräftemangel bewältigen

Dominik Hartmann, Co-CEO bei OneQrew.
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Im Mittelstand – und insbesondere in Handwerksunternehmen – stehen aktuell leider zahlreiche Herausforderungen auf der Tagesordnung. Fachkräftemangel, eine teilweise schwächere Auftragslage, Lieferkettenschwierigkeiten, IT-Sicherheit, neue Gesetze auf EU- und Bundesebene sowie dynamische Kundenerwartungen und Marktanforderungen – dies sind nur einige Aspekte, mit denen sie zu kämpfen haben.

Dabei erweist sich die Digitalisierung als einer der effektivsten Wege, bestehende Defizite mittelfristig auszugleichen. Der Start in diesen Prozess bedeutet jedoch, in digitale Tools zu investieren, die wiederum von Personal mit der entsprechenden Expertise bedient werden müssen. Demnach benötigen Digitalisierungsprojekte keine unbeträchtliche Menge an Ressourcen, an denen es vielen mittelständischen und handwerklichen Unternehmen mangelt. Aber die Investition lohnt sich und sollte sich im Kern auf ein leistungsfähiges Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-System konzentrieren. Denn diese sind der Nukleus einer smarten digitalen Evolution und greifen Führungskräften und Handwerkern direkt vor Ort auf der Baustelle unter die Arme.

Zentrale Informationsquelle

Ein ERP-System bildet das Herzstück der Digitalisierung und fungiert primär als ‚zentrales Nervensystem‘, über das sich alltägliche Geschäftsprozesse effizient und unternehmensübergreifend planen, steuern, verwalten, abwickeln und automatisieren lassen. Dafür wird die ERP-Lösung mit anderen Systemen, Anwendungen und Datenquellen verbunden – darunter z. B. Personalmanagement-, Customer-Relationship-Management- und Logistiklösungen sowie Auftragsmanagement-, Zeiterfassungs- und andere für das Handwerk relevante Branchen-Tools.

Mit dem ERP-System entsteht somit eine zentrale Informationsquelle, in der alle relevanten Daten aus allen Ecken der Tool-Landschaft zusammenfließen. Dies hat den Vorteil, dass separate Datensilos aufbrechen und sich stattdessen eine einheitliche (Echtzeit-) Datengrundlage für alle Mitarbeiter bildet. Das stärkt sowohl die Transparenz als auch die Produktivität und Zusammenarbeit im Team. Ein weiterer Vorteil: Moderne ERP-Systeme können inzwischen aus der Cloud bezogen werden. I. d. R. kümmert sich der Anbieter um die Aktualisierung, Wartung und Sicherheit. Auf diese Weise wird die (mobile) Zusammenarbeit – auch mit Geschäftspartnern und Lieferanten am anderen Ende der Welt – deutlich vereinfacht und der Bedarf an IT-Fachkräften verringert. Der Kunde kann sich so auf die für seine Branche wichtigen Prozessverbesserungen fokussieren und derartige Standard-IT-Aufgaben an Fachadministratoren auslagern.

ERP-Tools als flexible und offene Systeme

Damit eine ERP-Lösung Abläufe optimieren und automatisieren kann, wird sie aus integrierten Modulen zusammengesetzt. Diese sind auf bestimmte Geschäftsbereiche und deren Kernprozesse ausgerichtet und greifen auf die gemeinsame zentrale Datengrundlage zurück. Zu den gängigen Abteilungen und Prozessen zählen das Finanzwesen, der Einkauf und Vertrieb sowie das Lieferketten- und Anlagenmanagement. Je nach Bedarf kommen zudem Bereiche wie Fertigung, Projektabwicklung, Logistik, Personalverwaltung und (Kunden-)Service hinzu.

Mit ERP-Systemen können nach Bedarf Module entfernt, zusätzliche Module hinzugefügt und diese entsprechend skaliert werden.
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So ist z. B. das HR-Modul für die Durchführung wichtiger Personalfunktionen wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung verantwortlich. Ein Einkaufsmodul automatisiert die Beschaffung der richtigen Mengen notwendiger Materialien, vermeidet somit überflüssige oder zu geringe Käufe und erstellt sogar Kaufverträge. Da ERP-Tools flexible und offene Systeme sind, können Unternehmen nach Bedarf Module entfernen, zusätzliche Module hinzufügen und diese auch entsprechend skalieren.

Trotz Herausforderungen wettbewerbsfähig bleiben

Mittelstandsunternehmen – vor allem die Handwerker unter ihnen – müssen ihre Aufmerksamkeit auf gleich mehrere Fronten richten, an denen Flammen lodern. Allerdings ist klar: Wer mit einem Eimer hin und her läuft, wird einen Großbrand nicht löschen können – geschweige denn mehrere gleichzeitige Feuer. Ein Hochdruckschlauch, der automatisch Unmengen an Wasser hochpumpt und über die Flammen verteilt, ist da schon viel effektiver. Ein ERP-System leistet einen ähnlichen Beitrag, nur ohne den begleitenden Wasserschaden. Richtig eingesetzt wird es mit der Zeit zu einem Brandvermeidungssystem, und die Energie der Unternehmensleitung und aller Mitarbeitenden kann wieder stärker auf den Markt, die Kunden und die eigenen Dienstleistungen gerichtet werden.