ERP-Systeme für Handwerker

E-Rechnung, Dokumentationspflichten, elektronische Arbeitszeitnachweise – der administrative Aufwand ist für Handwerksunternehmen in den letzten Jahren gestiegen. Gleichzeitig erwarten Kunden im Zuge der Digitalisierung mehr Transparenz und einen erweiterten Service von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Wie können Betriebe diese Herausforderungen effizient bewältigen und mehr Zeit für die handwerklichen Tätigkeiten gewinnen? Nachfolgend gibt der Bundesverband Software und Digitalisierung im Bauwesen e. V. (BVBS) Einblicke, wie sich die Digitalisierung einfach umsetzen lassen kann.

Enterprise-Ressource-Planning-Software (ERP) ermöglicht den Unternehmen, viele Geschäftsprozesse in einer zentralen Softwarelösung zu bündeln.
Bild: Adolf Würth

ERP-Systeme im Handwerk

Enterprise-Ressource-Planning-Software (ERP) ermöglicht den Unternehmen, viele Geschäftsprozesse in einer zentralen Softwarelösung zu bündeln. Diese Systeme bieten u. a. Funktionen für das Auftrags-, Kunden-, Projekt- und Materialmanagement sowie für Buchhaltung und Finanzen. Außerdem können sie mit anderen Systemen, Anwendungen und Datenquellen verbunden werden, z. B. aus dem Personalmanagement.

Ein ERP-System dient als zentrale Plattform, in der alle relevanten Daten zusammengeführt werden. Dies reduziert Datensilos im Unternehmen und stellt sicher, dass berechtigte Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen erhalten. Zudem unterstützen diese Systeme Mitarbeiter im Büro und auf der Baustelle, indem sie wiederkehrende Aufgaben beschleunigen oder sogar automatisieren und so Kapazitäten für anspruchsvollere Tätigkeiten freisetzen.

Die Auswahl an ERP-Systemen und deren Funktionen ist groß. Für Handwerksunternehmen ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die sowohl ihren Anforderungen als auch ihrer Unternehmensgröße gerecht wird. Dabei ist zu beachten, dass die Einführung eines ERP-Systems mit Investitionen und Schulungsaufwand verbunden ist. Einmal eingeführt bleiben diese Softwarelösungen meist über einen langen Zeitraum im Einsatz. Unternehmen sollten sich daher intensiv mit den verfügbaren Optionen auseinandersetzen und alle Aspekte sorgfältig abwägen, bevor sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Das richtige System finden

Marktanalysen in Fachzeitschriften und auf Internetportalen bieten einen ersten Überblick. Große Fachmessen wie die BAU in München eignen sich, um sich vor Ort einen Eindruck von Produkten zu verschaffen. Viele Anbieter von ERP-Lösungen sind auch auf der Webseite des BVBS in der Mitgliederübersicht aufgeführt. Eine weitere Möglichkeit zum Auffinden von ERP-Systemen stellen spezielle Online-Werkzeuge dar. Diese liefern Suchergebnisse, die auf dem individuellen Bedarf des Unternehmens basieren und eine Vorauswahl an Lösungen präsentieren. So erleichtern sie den Unternehmen die Entscheidung für das passende System.

Ein Beispiel hierfür ist der kostenlose ERP-Finder der Adolf Würth GmbH & Co. KG für Handwerksunternehmen verschiedener Branchen – vom Bodenleger über den Metall- und Stahlbau bis hin zum Elektrotechniker. Das Online-Werkzeug steht auf der Webseite des Entwicklers bereit und fragt die Branchenzugehörigkeit, die Unternehmensgröße und die benötigten Software-Funktionen ab. Basierend auf diesen Informationen listet es die ERP-Systeme mit der höchsten Übereinstimmung in absteigender Reihenfolge mit kurzen Beschreibungen auf.

Im nächsten Schritt wählt das Handwerksunternehmen seine Favoriten aus der Ergebnisliste aus und der ERP-Finder leitet die Bedarfsinformationen DSGVO-konform an die ERP-Anbieter weiter. Mit dieser Vorbereitung nehmen die Kundenberater der ausgewählten Systeme Kontakt mit den Handwerksunternehmen auf und bieten eine Live-Produktvorstellung an – bspw. in Form eines zeitsparenden Web-Meetings. So kann sich das Handwerksunternehmen unverbindlich mehrere passende ERP-Systeme ansehen und im Hinblick auf Funktionsumfang, Kosten und Bedienbarkeit vergleichen.

Austausch mit Kundenberatern

Folgende Aspekte sollten im Austausch mit den Kundenberatern berücksichtigt werden:

• Ist die ERP-Lösung anpassungs- und erweiterungsfähig? Erhält sie in Zukunft Updates?
  Aufgrund des langen Verwendungszeitraums sollte sich das ERP-System auch während der Nutzung anpassen lassen, wenn sich der Bedarf des Unternehmens verändert. Updates der Software sind u. a. wichtig, um Sicherheitslücken zu schließen und neue Funktionen sowie Schnittstellen nutzen zu können.
• Welche Vorteile hat eine Cloud-Lösung im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung?
  Ob eine Cloud-Lösung oder eine Installation auf der lokalen Firmenhardware besser geeignet ist, hängt sehr stark von der Größe des Unternehmens ab. Beide Lösungen unterschieden sich insbesondere in ihrer Flexibilität, Anpassungsfähigkeit sowie den Investitions- und Wartungskosten.
• Verfügt das System über Schnittstellen zu anderen Softwares und Datenbanken, z. B. von Großhändlern?
  Ist das ERP-System in der Lage, Daten mit anderen Programmen auszutauschen, erweitert dies den Funktionsumfang erheblich. Durch die Anbindung an Systeme von Großhändlern erhalten Handwerksbetriebe in ihrer Betriebssoftware aktuelle Bestands- und Preisinformationen.

Die Auswahl des passenden ERP-Systems ist laut BVBS ein wichtiger Schritt für Handwerksbetriebe, um ihre alltäglichen Geschäftsprozesse effizient zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit einer präzisen Bedarfsanalyse, umfassender Beratung und der Nutzung von Testmöglichkeiten können sie geeignete Lösungen finden und den Grundstein für eine erfolgreiche Digitalisierung im Unternehmen legen.