Bauunternehmen legt Fokus auf Digitalisierung
Beim mittelständischen Bauunternehmen Otto Mühlherr Baugesellschaft mbH aus dem oberfränkischen Küps-Tüschnitz wird großen Wert auf die Digitalisierung gelegt. Dabei soll jedoch immer der Mensch im Mittelpunkt stehen. Statt manuell erstellter Stundenzettel kommt eine App zur Zeiterfassung zum Einsatz, die einige Vorteile für die Beschäftigen und den Betrieb bietet.
Seit der Gründung 1951 hat sich Otto Mühlherr von einem kleinen Bauunternehmen zu einem der führenden Anbieter im Industrie- und Wohnungsbau in Oberfranken entwickelt. Gemeinsam mit einer Tochterfirma beschäftigt das inhabergeführte Unternehmen rund 120 Mitarbeitende in den Bereichen Schlüsselfertiges Bauen, Industrie-, Gewerbe und Ingenieurbauten sowie Tief- und Straßenbau.
2018 wurde für die Zeiterfassung die App „123erfasst“ eingeführt. Ziel war es, die manuell ausgefüllten Stundenzettel abzuschaffen, um die Zeiten ohne Medienbruch für die Lohnabrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung zu stellen. Die Einführung erfolgte zuerst bei den jüngeren IT-affinen Polieren, damit diese ihre Kollegen bei der Handhabung unterstützen können. Nach ca. einem Jahr waren alle Gewerblichen mit Smartphones und der App ausgestattet.
Dokumentation des Baustellenfortschritts
Da eine exakte Dokumention des Bauablaufs immer wichtiger wird, dokumentieren die Poliere den Baustellenfortschritt mit Fotos im System und koppeln diesen mit dem Baustellenbericht und dem jeweils aktuellen Wetterbericht. Das hat den Vorteil, dass Fotos und Baustellenberichte gemeinsam auf dem Server gespeichert sind und jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Im Schadensfall ist es für das Unternehmen möglich, dem Auftraggeber, Gutachter oder der Prüfungsstelle die ordnungsgemäße Arbeit zu dokumentieren.
Hatte Otto Mühlherr bei der Einführung noch ein eigenes Spesensystem, wird dieses nun von dem neuen Programm abgebildet. Geschäftsführer Peter Heinz sagt dazu: „Seit 2023 existiert im Bauhauptgewerbe die entfernungsabhängige Wegezeitentschädigung. Dazu nutzen wir jetzt die in der App integrierte Funktion.“ Die für die Personalplanung zuständigen Mitarbeitenden im Büro weisen die Kollegen den einzelnen Kolonnen und Baustellen zu. Diese können jederzeit auf ihrem Smartphone nachschauen, auf welcher Baustelle sie arbeiten, wer der Polier ist, etc.
Fähigkeiten der Mitarbeitenden abbilden
Über die Funktion Skills kann das Bauunternehmen wichtige Fähigkeiten, Befugnisse, Bescheinigungen, Lizenzen oder Qualifikationen ihrer Mitarbeitenden abbilden. Gleichzeitig können wiederkehrende Fristen zur Erneuerung bzw. Auffrischung von Bescheinigungen und Nachweisen organisiert werden. Dazu definieren die Unternehmen in den Personaldaten, welcher Mitarbeitende z. B. einen Erste-Hilfe-Schein, eine bestimmte Führerscheinklasse oder andere Bescheinigungen und Befugnisse besitzt. Nachweisdokumente oder Fotos können ebenfalls hinzugefügt werden.
Wöchentliche Zeiteinsparung
Nach den Einsparpotenzialen befragt, erklärt Geschäftsführer Heinz: „Wir sparen wöchentlich ca. 20 Stunden, da die Daten jetzt digital vorliegen.“ Mussten die Informationen vorher z. T. doppelt für das Personalabrechnungssystem und für die Nachkalkulation der Baustellen eingegeben werden, so erfolgt dies mit der App systemtechnisch in einem Schritt.
Laufen die Baustellen länger als sechs Monate, begründet dies eine neue Betriebsstätte. Somit erwirbt die Gemeinde, in welcher die Baustelle liegt, einen Gewerbesteueranspruch. Die Firma muss daher jedes Jahr nachweisen, wie viele Stunden dort von den jeweiligen Mitarbeitenden geleistet wurden. „Dass diese Informationen jetzt auf Knopfdruck seit Einführung der digitalen Zeiterfassung vorliegen, ist eine immense Erleichterung und Zeitersparnis“, erläutert Heinz. Auch fühle sich das Unternehmen mit der digitalen Baulösung gut gerüstet, um der Pflicht zur gesetzlichen Zeiterfassung nachzukommen.
