Die Arbeitszeiten in der App

Gewünscht ist, die handschriftlichen Stundenzettel zu eliminieren und die Daten schnell im Lohnbüro ohne Medienbruch verfügbar zu haben. Auch möchte man nicht nur die Zeiten der Mitarbeiter für die Lohn- respektive Gehaltsabrechnung erfassen, sondern die Daten sollen zwecks Nachkalkulation gleich auf die entsprechenden Kostenstellen buchbar sein. 2011 eruieren die Saarländer von AVE (www.avegmbh.de) den Markt für Zeiterfassungssysteme und entscheiden sich nach einer intensiven Marktrecherche für eine Software der 123erfasst.de GmbH aus Lohne (www.123erfasst.de). Ausschlaggebend neben den umfangreichen Funktionalitäten war die Einfachheit in der Bedienung.

Feldversuch mit fünf Mitarbeitern

Zwecks eines Feldversuchs wählt AVE fünf technisch affine Poliere und Vorarbeiter aus den Bereichen Asphalt-, Tief- sowie Hochbau und stattet diese mit Smartphones aus, auf denen die „123erfasst“-App installiert und voreingestellt ist. Der Feldversuch verläuft äußerst positiv, daher bestellt AVE im Dezember 2011 Smartphones für weitere 40 der insgesamt 100 Kollegen und schult diese im Januar 2012 in der Handhabung der App. In der Software sind individuelle Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten sowie den benötigten Profilen hinterlegt. Für die Kollegen auf der Baustelle gelten andere Zeiten sowie Sommer- und Winterkalender als für die Mitarbeiter im Büro – hier arbeiten auch Teilzeitkräfte – oder für die Mitarbeiter im Steinbruch. Morgens loggen sich die Mitarbeiter in „123erfasst“ ein, melden sich an der Baustelle an und buchen ihre Anwesenheitszeit. Dabei erfasst der Kolonnenführer auch für seine Mitarbeiter die Zeiten. Das System ordnet die Zeiten einer Baustelle zu sowie, wenn gewünscht, den Bauteilen und Baubereichen.

Die Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel sind so optimiert, das jeweils wenige Fingerklicks ausreichen. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel und um GPS-Koordinaten. Letztere können bei Bedarf unterdrückt werden.

Datenübermittlung per Funk

Die daraus resultierenden Ergebnisse übermittelt „123erfasst“ per Funk an die Lohnbuchhaltung, die täglich von der Lohnbuchhalterin überprüft werden. Sollten Unstimmigkeiten vorhanden sein, klärt sie diese sofort telefonisch. „Heute muss die Lohnbuchhaltung nicht mehr am Ende der Woche oder des Monats die Informationenvon den per Hand ausgefüllten Zetteln ins System eingeben. Diese Prozedur ist nicht nur äußerst zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig“, erläutert Achim Betz, Fachinformatiker Anwendungsentwicklung und zuständig für die Einführung des Systems. Schon während des Monats übergibt die Lohnbuchhaltung die Daten an die kaufmännische Software zwecks Nachkalkulation sowie an die Lohnbuchhaltungssoftware des BRZ. Dazu sind in „123erfasst“ die Kostenstellen mit den gleichen Namen und Kostenstellennummern angelegt wie in der kaufmännischen Software.

Zeitkontenmodell

Bei AVE erhalten die gewerblichen Mitarbeiter monatlich den gleichen Lohn, auch wenn diese im Sommer bedeutend mehr arbeiten als im Winter. Diese Stunden werden ihrem Zeitkonto gut geschrieben, so dass die Mitarbeiter im Winter frei nehmen können.

Fotodokumentation enorm wichtig

Für AVE ist die Fotodokumentation eine äußerst wichtige Funktionalität. Achim Betz meint: „Früher gestaltete sich die Zuordnung der Fotos zu einer Baustelle, zu einem Datum und einer Tageszeit als äußerst mühselig und wurde daher oftmals vernachlässigt.“ Heute fotografieren die Mitarbeiter auf der Baustelle alles Nötige mit ihrem Smartphone. Die Aufnahmen werden in der App mit den GPS-Koordinaten gespeichert, Baustelle, Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet, auf den Server hochgeladen und stehen allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung zur Verfügung. AVE kann daher jederzeit dem Bauherrn zeitnah mit Fotos und Bautagebuch die ausgeführten Leistungen detailliert belegen, so dass Unstimmigkeiten schnell geklärt werden können und endlose Diskussionen darüber der Vergangenheit angehören.

Abweisen von Schadenersatzansprüchen

Die Mitarbeiter haben strikte Anweisung, jeden Abend entlang der Baustellensicherung zu fotografieren und morgens gleich nochmal. Werden heute an das Unternehmen Schadenersatzansprüche gestellt, weil z.B. die Baustellenabsicherung auf ein vorbeifahrendes Auto gefallen sein soll oder ein Auto an einer nicht richtig gesicherten Baustelle beschädigt worden sei, so können diese schnell abgewiesen werden. Achim Betz, der auch für Versicherungsfälle zuständig ist, sagt dazu: „Ich schreibe einen freundlichen Brief und dokumentiere die Sachlage mit den entsprechenden Fotos. Dann höre ich nie mehr etwas davon.“ Auch können die Mitarbeiter mit der „123erfasst“-App zusätzlich die aktuellen Witterungsbedingungen direkt vor Ort zu beliebigen Zeitpunkten und beliebig oft am Tag erfassen und im Bautagebuch ablegen. Das System protokolliert Zeitpunkt und GPSKoordinaten der Erfassung. Jegliche Sonderleistungen, Kommentare, Hinweise und Notizen erfassen die Mitarbeiter und ordnen sie der entsprechenden Baustelle zu. Die Notizen stehen kurze Zeit später schon im „123-Office“ zur Verfügung.

Vorteile und Nutzen

Das Unternehmen ist froh, die Software bereits vor über fünf Jahren angeschafft zu haben. Gerade die Zeitersparnis ist ein nicht zu unterschätzender Faktor. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter seine Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat und die geleisteten Stunden stehen zeitnah dem Controlling zur Verfügung. Es ist ersichtlich, wie viele Stunden für welche Tätigkeiten verbraucht wurden und nachvollziehbar, ob der Leistungstand zu den geleisteten Stunden passt. Sollte das nicht der Fall, kann zeitnah eruiert werden, warum das so ist. „Die Firmenleitung kann durch den Einsatz der Software bei Unstimmigkeiten viel schneller gegensteuern“, erklärt Achim Betz den Einsatz der Software und ergänzt: „Das spart bares Geld.“