Erfolgreicher Datenaustausch von XRechnungs-Dateien

So erwarten Bund und die Deutsche Bahn ab dem 27. November 2020 von Architekten, Ingenieuren sowie ausführenden Unternehmen die Abrechnung der erbrachten Leistungen als XRechnung, um die Daten automatisch elektronisch weiterzuverarbeiten.

Bauspezifische Anforderungen nicht abgedeckt

Allerdings kann die EU-Richtlinie nicht ohne weiteres im Bauwesen umgesetzt werden, da sie die Rechnungsstellung und Dokumentation der Prozesse nicht abdeckt. Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine E-Rechnung, kann nicht automatisiert verarbeitet werden, und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert.

Die standardisierte XRechnung deckt leider die bauspezifischen Anforderungen nicht ab. Denn mehrstufige Hierarchieebenen, Nachlässe und Zuschläge auf Gruppenstufen sowie Pauschalbeträge, Zuschlagspositionen etc. sind darin nicht enthalten. Um aus einer XRechnung eine digitale Baurechnung zu erstellen, sind rechnungsbegründende Unterlagen als PDF-Dokumente, Bilder (PNG, JPEG), Textdateien (CSV), „Excel“-Tabellen (XLSX) sowie OpenDocument-Tabellen (ODS) als eingebettete Objekte notwendig. Auch sollten GAEB-Dateien, in denen die Berechnungen dargelegt sind, als eingebettete Objekte erlaubt sein. Um dieses zu ermöglichen, arbeiten die Bausoftwarehäuser und der GAEB mit Hochdruck an der programmtechnischen Umsetzung.

MWM setzt bauspezifische Anforderungen um und testet mit der Deutschen Bahn

Damit die Anwender von „MWM-Libero“ in der Lage sind, XRechnungen zu verschicken, entwickelt das Bonner Softwarehaus MWM Software & Beratung GmbH für sein Programm für Mengenermittlung, Aufmaß und Abrechnung auf Basis der bauspezifischen Anforderungen den Export XRechnung. Zusammen mit Mitarbeitern der Deutschen Bahn AG hat das Bonner Softwarehaus Bonner MWM Software & Beratung GmbH ein Testszenario aufgebaut und damit eine Testreihe für den Datenaustausch von XRechnung-Dateien durchgeführt.

Eine eingereichte XRechnung im „MWM-Mengen-Viewer“ – die XRechnung hat vier Anlagen.
Bild: MWM Software & Beratung GmbH, Bonn

Dazu stellt die Deutsche Bahn ein reales Projekt als GAEB-Datei der Datenart 86 (Auftragserteilung) sowie drei Dateien mit Mengenermittlung als DA11-Dateien der REB 23.003 zur Verfügung. Zusätzlich erwartet die Deutsche Bahn in jeder XRechnung eine sogenannte Buchungsliste und liefert diese Daten vorher an den Auftragnehmer als csv-Dateien. Inhaltlich sind es „Excel“-Dateien. In diesen sind die Informationen aus der optimierten Bauabrechnung aufgeführt. Die Deutsche Bahn kann die Daten aus den Buchungslisten automatisiert verarbeiten.

Das Softwarehaus importierte die Testdaten in „MWM-Libero“, ein Programm zur Mengenermittlung, Aufmaß und Abrechnung, und bereitete sie dort auf. Dabei ordnete man jeder DA11-Datei eine Leistungsmeldung zu und erzeugte daraus jeweils eine Abschlagsrechnung als kumulierte Rechnung. Bevor MWM-Libero eine XRechnung erzeugt, kann der Anwender die aufbereitete Rechnung überprüfen. Das geschieht durch eine Seitenvorschau oder durch die Erstellung einer PDF-Datei. Aus den geprüften Daten erzeugte MWM dann auf Knopfdruck eine XRechnung (aktuell hat die XRechnung Version 1.2.2 Gültigkeit).

Beim Erzeugen einer XRechnung kann „MWM-Libero“ im gleichen Schritt optional eine GAEB X89B und eine GAEB X31 erstellen. Die X89B ist eine Auflistung der Positionen mit Einheitspreis und Abrechnungsmenge und ist als rechnungsbegründende Anlage anzusehen. Die X31-Datei beinhaltet die Mengenermittlung. Mit diesen beiden Dateien ist das Rechnungsergebnis mathematisch nachzuvollziehen.

Nach der Erzeugung einer XRechnung reichte MWM diese unter der E-Mailadresse ein. Der Umfang der E-Mail sollte 50 MB nicht überschreiten. Allerdings können viele Provider E-Mails dieser Größenordnung nicht übermitteln. Eine XRechnung als XML-Datei wird allerdings nicht sonderlich groß. Die in einer XRechnung erlaubten Anlagen können natürlich die Größe schnell erhöhen.

Wichtige Informationen von der Deutschen Bahn zu Pflichtelementen in der XRechnung, hier zur Rechnungsnummer
Bild: MWM Software & Beratung GmbH, Bonn

Nach einigen Tagen kam die entsprechende Meldung der Deutschen Bahn zurück. Der komplette Testverlauf war positiv – die Daten konnten verarbeitet werden. Damit diese Vorgänge problemlos durchzuführen sind, teilte die Deutsche Bahn einige wichtige Informationen für das Einreichen von XRechnungs-Dateien mit. Pflichtelemente, auf die der Auftraggeber besonders Wert legt, sind u.a.:

Leitweg-ID: 992-90009-96

Rechnungsnummer: Maximal 16 Zeichen

Bestellnummer: Bestellnummer ist anzugeben

Kreditor: Kreditorennummer ist anzugeben

Rechnungsanschrift: Es werden nur drei Zeilen übernommen (damit ist nur der Name gemeint)

Zurzeit findet eine Abstimmung mit der Deutschen Bahn AG statt. In dieser wird geklärt, wie der Übergang von XRechnung Version 1.2.2 auf die Version 2.0, die ab 1. Januar 2021 gültig ist, verlaufen soll. Es stellt sich die Frage, ob dann nur noch XRechnungen mit der Version 2.0 akzeptiert werden und was mit nachträglich gestellten Rechnungen aus dem Zeitraum 2020 geschehen soll.

Die XRechnung im Kontext mit GAEB
Bild: MWM Software & Beratung GmbH, Bonn

Der erfolgreich verlaufene Test stimmt das Softwarehaus positiv. So geht man bei MWM davon aus, dass ab dem 27. November 2020 das Einreichen einer XRechnung bei der Deutschen Bahn AG aus der Anwendung e„MWM-Libero“ ohne Probleme von statten gehen wird.