Kostenermittlung – Ausschreibung – Preisspiegel – Vergabe

Präzise und transparente Kostenermittlung

Die Architektin Christine Klenert ist bei GJL Expertin für das Thema Kostenmanagement. GJL hat sich zum Ziel gesetzt, möglichst frühzeitig verlässliche Kostenprognosen abgeben zu können, auch bei Großprojekten. Dafür arbeiten sie und ihr Team sehr präzise und vorausschauend bereits in der Kostenplanung. GJL setzt seit vielen Jahren und an beiden Standorten die AVA-Software „Avanti“ ein. Mit gemeinsamen Standards innerhalb des Programms gelingt es, das Wissen auf viele Köpfe zu verteilen, damit es für alle nachvollziehbar bleibt.

Beispielprojekt Wohngebäude in Wörth
Bild: GJL Architekten

Projektbeispiel

Ein gutes Beispiel für die Anwendung der Software bietet ein soziales Wohnungsbauprojekt in Wörth am Rhein mit 22 Wohnungen. Hier wird barrierefrei und mit einem sehr eng gesteckten Kostenrahmen gebaut (Bild 1). Die beiden drei- und viergeschossigen Baukörper sind in ihrem Erscheinungsbild von begrünten Dach- und Fassadenflächen geprägt. Sie gliedern sich damit in den städtebaulichen Kontext und die umliegenden Grünflächen ein. Christine Klenert startet bei dem Projekt in der Kostenermittlung nicht bauteilorientiert, sondern aufgegliedert nach einzelnen Gewerken für die Kostengruppe 300 (Baukonstruktion). Das basiert auf dem Hintergrund, dass früh Finanzierungsfragen geklärt, der Bauantrag gestellt, Ausschreibungen erstellt und Aufträge vergeben werden müssen. Diese Vorgehensweise hat sich bei GJL vor allem für öffentliche Bauvorhaben bewährt. Die detaillierten Kostenermittlungen für die technische Ausführung (Kostengruppe 400) erhält GJL von den Fachplanern, zumeist pauschal. Gleich zu Beginn legt Christine Klenert alle Gewerke in „Avanti“ an, jedoch plant sie zu diesem Zeitpunkt nur jene bis ins Detail, die früh zur Ausführung kommen. Grundlage für Ihre Massenermittlung ist das BIM-3D-Modell des Wohngebäudes, das ihre Kollegen erstellt haben.

Masseneingabe/Budget-Ermittlung – manuell oder die Software?

Am Ende muss das Massenaufmaß in jedem Fall nachvollziehbar sein für die Rechnungsprüfung, das ist klar. Christine Klenert arbeitet derzeit die Werte noch manuell in ihr Leistungsverzeichnis von „Avanti“ ein, weil sie das so gewohnt ist. Würde sie direkt aus dem CAD-Modell ihre Massen ziehen, so bedeutete das erst einmal Mehraufwand. Denn die CAD-Bauteile müssen bestimmten Positionen zugewiesen und Berechnungsansätze erstellt werden. Auf längere Sicht lohnt sich jedoch der Aufwand, denn wiederkehrende Positionen lassen sich direkt in neuen Projekten verwenden. Es ist daher eher eine längerfristige, strategische Entscheidung, auf diese Methode umzusteigen.

An diesem Punkt im Projekt hat Klenert bereits ein Budget, das aus der Kostenaufstellung der Einzelgewerke entsteht. Sie gibt die Summen für ihr Budget manuell ein. Es wäre aber auch auf einem zweiten Weg möglich: In „Avanti“ lässt sich ein Gesamtbudget auch auf alle Gewerke anteilig verteilen, sodass die Budgetkosten gefüllt sind (Bild 2).

Der Weg zur Ausschreibung

Im nächsten Schritt geht es in der Software weiter zur Ausschreibung. Um ein bepreistes Leistungsverzeichnis (LV) für den Bauherrn zu erstellen, verwendet Christine Klenert Preise aus vorangegangen Projekten oder auch Baupreise aus dem Sirados-Katalog, den ihr Büro im Programm eingebunden hat. Durch die Nutzung unterschiedlicher Quellen sind ihre Kostenkennwerte noch präziser.

„Wir arbeiten effektiver ohne Excel-Tabellen“, erklärt Christine Klenert. „So stehen uns alle Daten unmittelbar für die Ausschreibung in „Avanti“ zur Verfügung. Außerdem aktualisieren sich die Werte, wenn es später zu Änderungen kommt. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber der Dokumentation in Excel.“

Christine Klenert hinterlegt detaillierte Teilleistungen, worauf sie sich bei der späteren Kostenkontrolle beziehen kann
Bild: GJL Architekten

Die GAEB-Datei für die Ausschreibung wird aus „Avanti“ heraus erzeugt und zusammen mit den restlichen Unterlagen an die Interessenten bzw. Bieter versendet. Bestenfalls erhält GJL die Angebote auch als GAEB-Datei zurück und die Ergebnisse können sofort digital ausgewertet werden. Jetzt ist es für Christine Klenert spannend zu sehen, ob sie mit ihren frühen Kostenschätzungen richtig lag. Bei diesem Projekt in Wörth war das der Fall, nur die starken Preisschwankungen bei Holz, Aluminium und Baustahl im Jahr 2020 konnte sie selbstverständlich nicht vorhersehen.

Vergabe und Kostenkontrolle

Abschließend generiert Klenert aus der Anwendung ein Auftrags-LV an den Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot. Wird die Bauleitung von einem externen Unternehmen ausgeführt, so bekommt dieses das Auftrags-LV. Ideal ist es dann, wenn die tatsächlichen Kosten wieder an GJL zurückgespielt werden. Dann ist es auch möglich, die Kostenkontrolle für das gesamte Projekt nachzuführen. Leitet GJL selbst das Bauvorhaben, so fließen die abgerechneten Werte in die Kostenannahmen für spätere Projekte wieder ein.

Fazit

„Wir finden es sehr wichtig, dass sich der Bauherr auf unsere Zahlen verlassen kann. Ich stehe in der Verantwortung, alles gewissenhaft zu überprüfen. Außerdem ersparen wir uns mit dieser detaillierten Arbeitsweise Diskussionen bei den Schlussrechnungen, weil wir in der Software alles nachprüfen können“, fasst Christine Klenert zusammen.