Mängel mobil managen

Die herkömmliche Dokumentation der korrekten Ausführung von Montagearbeiten und anderen Tätigkeiten oder des Montage- und Baufortschritts, von Mängeln, Schäden oder Behinderungen ist auch aus rechtlichen Gründen sinnvoll, aber zeitaufwendig. Ebenso arbeitsintensiv ist das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden, die Dokumentationen und Berichte werden dann später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt. Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich diese Prozesse vereinfachen, Arbeitsabläufe optimieren und Medienbrüche vermeiden.

Foto machen, Notizen anfügen – fertig!

Mit dem Smartphone oder Tablett und einer App werden die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort Projekten, Aufträgen und Beteiligten zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Verorten und Zuordnen manuell notierter Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen, Textbausteine oder eine Spracheingabe beschleunigen die Erfassung und sorgen dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird. Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne oder Dokumente einbinden, teilweise auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können bearbeitet (Größe, Helligkeit, Ausschnitt etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden. Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden. So kann man jederzeit zuordnen, was an welcher Stelle fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich Bautagesberichte oder Protokolle im Firmenlayout generieren und per E-Mail versenden.

Mobile Technik macht`s möglich

Aktuelle mobile Dokumentationslösungen nutzen die Vorteile intuitiv bedienbarer Smartphones oder Tablet-PCs sowie des Mobile und Cloud Computing. Die unter den mobilen Betriebssystemen Android oder iOS laufenden nativen Apps oder Web-Apps lassen sich einfach per Fingergesten bedienen, Vor-Ort-Bedingungen über die integrierte Fotofunktion dokumentieren und über die Bildschirm-Tastatur oder per digitaler Sprachaufzeichnung, wie z. B. Google Docs kommentieren. Ob sich Smartphones, die größeren Tablets oder Convertibles mit drehbarer oder aufsteckbarer Tastatur besser eignen, sollte jeder für sich entscheiden. Hauptsache das Mobilgerät verfügt über eine gute und hochauflösende Digitalkamera (ab 12 Megapixel). Welche Hardware auch bevorzugt wird – sie sollte baustellen-, respektive outdoortauglich sein oder durch eine Zusatzausstattung (Gummiarmierung, Gehäusehülle etc.) robust gemacht werden, damit Staub und Nässe oder Stürze nicht zum Problem werden. Auch die Display-Helligkeit spielt, insbesondere bei Dokumentationen im Freien, eine wichtige Rolle. Bewährt haben sich spezielle Rugged-Smartphones und ‑Tablets mit einem robusten Gehäuse (COMPUTER SPEZIAL 1/2024: Produktvergleich robuster Smartphones und Tablets). Damit Mängelprotokolle nach der Erfassung sofort versandt werden können, ist eine mobile Internet-Verbindung Voraussetzung. Dann kann man auch auf Büro- und Projektdaten zugreifen oder mobil erfasste Daten sofort mit den Bürodaten abgleichen.

Was können Baudokumentations-Apps?

Damit Aktivitäten, Abläufe, Bau- oder Montagearbeiten an bestehenden Anlagen oder auf der Baustelle später gegebenenfalls rechtsverbindlich nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden unter anderem Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, Messwerte, besondere Vorkommnisse, persönliche Notizen und anderes mehr. Daraus entstehen digitale Dokumentationen, die bei Störungen des Montageablaufs oder Anlagenbetriebs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursachenforschung für Schäden, Mängel oder Terminverzögerungen wichtige Hinweise liefern können. Die Dokumentationen können auch für Nachweise bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projektdokumentation verwendet werden. Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht zugleich eine digitale Informationsdatenbank, die für spätere Wartungs-, Umbau- und Erweiterungsmaßnahmen oder die Bewirtschaftung wertvolle Informationen zu verwendeten Materialen, Produkten oder Änderungen gegenüber der Planung liefert. Cloudbasierte Dokumentationslösungen bieten zusätzlich die Möglichkeit, vor Ort erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugänglichen Web-Server abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern. Über eine Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Administrator bestimmen, wer, welche Anzeige-/Bearbeitungs-, Upload-/Downloadrechte erhält. Werden die Daten statistisch ausgewertet, können zudem wichtige Fragen beantwortet werden – beispielsweise zur Dauer einer Mängelbehebung oder zur Mängelanfälligkeit von Bauteilen und Leistungen. Das fördert die Ausführungsqualität von Arbeiten und ermöglicht faktenbasierte Entscheidungen bei künftigen Wartungs- oder Montageprojekten.

Welche Baudokumentations-Apps gibt es?

Inzwischen gibt es ein breites Angebot an mobilen Dokumentationslösungen (siehe Tabelle und Infokasten). Da jede ihre Schwerpunkte und Stärken hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funktionen man braucht. Manche Apps legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung. Einige Appsverfügen über eine integrierte Messenger-Funktion und ermöglichen damit zusätzlich eine einfache und dokumentierte Kommunikation mit dem Vor-Ort-Team oder Projektbeteiligten. Andere Apps können auch Kunden, Aufträge und Ressourcen verwalten oder Mitarbeiterzeiten erfassen und anderes mehr. Die Software-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen aus einer lokal installierten PC-Software und einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine Synchronisation der Mobildaten mit den Daten des lokalen PCs/Servers voraussetzt. Cloud-, respektive SaaS-Lösungen (Software as a Service), die als Web-App im Webbrowser laufen, sind plattformunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloud-Server abgerufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebühren fällig. Alle Programme sind kostenpflichtig, einige Apps sind in der Basisversion kostenfrei. Die Preise für Kaufprogramme reichen von ca. 100 bis 1.000 Euro und mehr pro Lizenz und ca. 25 bis 90 Euro pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufende Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware), respektive die Einrichtung oder Server-Nutzung etc. (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.

Worauf sollte man noch achten?

Keine Dokumentations-App kann alles. Deshalb sollte man sich vorher Gedanken machen, was man konkret machen will. Nicht nur konzeptionell, sondern auch funktional gibt es nämlich viele Unterschiede. So können nicht alle Apps Fotos im Plan verorten oder zwischen Planungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterscheiden. Auch die Erfassungsmasken lassen sich nicht bei allen Programmen modifizieren, um das Programm flexibel an individuelle Aufgaben anzupassen – etwa an das Wartungsmanagement von gebäudetechnischen Anlagen. Entscheidend ist auch, welche Funktionen und Automatismen die Software für die Verwaltung und Auswertung der vor Ort erfassten Daten bietet. Auch hier sollte die Software flexibel sein, damit man sie für die eigenen, individuellen Anforderungen anpassen kann. Nicht alle Apps sind ferner in der Lage, Messdaten – etwa von Laser-Distanzmessgeräten – per Bluetooth-Funkstandard zu importieren. Auch eine Spracheingabe, bei der Sprachnotizen beispielsweise per Google Docs oder andere Dienste bei vorhandener Mobilfunkverbindung direkt in Text umgewandelt werden, bieten nur einige Programme. Entscheidend ist aber, welche Funktionen für die an die Vor-Ort-Erfassung anschließenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Versand, Auswertung) bietet. Sind Schnittstellen zu ERP-Programmen integriert, lassen sich Bau-/Montageabläufe und die Auftragsbearbeitung besser koordinieren und damit weitere Rationalisierungseffekte erzielen. Einige ERP-Branchenlösungen verfügen über entsprechende mobile Module. Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren. Ausreichend schnelle und stabile mobile Internet-Verbindungen stehen nämlich nicht immer und überall zur Verfügung (z.B. Keller, Tiefgarage etc.). Mit Anbietern von Cloudlösungen sollte man ferner einen so genannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich, dass alle Anwenderdaten DSGVO-konform (Datenschutzgrundverordnung) verwendet werden. Für Anwender, die ihre Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige Anbieter alternativ auch eine lokale Datenhaltung an.