Software überzeugt mit vielfältigen Selektionsmöglichkeiten
Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung und technologischer Kompetenz gehört die Erles Umweltservice GmbH heute zu den modernen Dienstleistern rund um die Kanalsanierung, die Reinigung und Prüfung von Entwässerungssystemen. Damit die Abrechnung immer stimmt, setzt das Unternehmen aus dem im Rhein-Neckar-Kreis gelegenen Meckesheim auf eine Software, in der die erbrachten Leistungen nach vielfältigen Kriterien selektierbar sind.
Die Leistungen der Erles Umweltservice GmbH mit mehr als 60 Fachleuten umfassen alle Arten der grabenlosen Kanalinstandhaltung, die Reinigung und Prüfung von Entwässerungssystemen auf Industriegeländen und privaten Grundstücken bis hin zur Hilfe bei Verstopfung in Bad und Küche. Sowohl öffentliche als auch private sowie gewerbliche Auftraggeber im gesamten süddeutschen Raum gehören zum Kundenstamm. Durch den Einsatz moderner Technologien zur Reinigung, Analyse und Sanierung als auch aktueller Softwaretechnologie ist der Mittelständler in der Lage, die Anforderungen seiner Auftraggeber wirtschaftlich zu erfüllen.
Selektionskriterien maßgeblich für den Einsatz
2007 entschied sich das Unternehmen, das Programm „MWM-Libero“ für Aufmaß, Mengenermittlung sowie Bauabrechnung des Bonner Softwarehauses MWM Software & Beratung GmbH einzuführen. Ausschlaggebend war neben der einfachen Bedienung vor allem die Auswahl an zahlreichen Kriterien mittels derer die Daten auszuwerten sind. Denn zusätzlich zu den Positionen kann der Anwender in der Software einem Ansatz bis zu 99 Kriterien zuweisen. Dies könnte je ein Kriterium für die Abschlagszahlung, für den Nachunternehmer oder geprüfte und nicht geprüfte Aufmaße sein sowie bei Erles u. a. Haltungen - die Verbindungsstrecken eines Abwasserkanals zwischen zwei Schächten. Die Zuordnung der Ansätze kann mittels Drag & Drop erfolgen. Ebenso wie die Zuordnung der Ansätze ist auch die Auswertung der Daten vom Anwender frei zu gestalten. So ist über verschiedene Auswertungsarten steuerbar, welche Daten auszugeben sind. Diese Filter werden automatisch gespeichert und stehen bei allen Ausgaben zur Verfügung.
Zwecks Abgabe eines Angebotes erhält Erles vom potenziellen Auftraggeber eine GAEB-Datei im Format GAEB DA XML mit dem Leistungsverzeichnis. Diese liest der Kanalsanierer in sein ERP-System ein, bepreist das LV und schickt es im Dateiformat DA 84 für die Submission zurück. Kommt es zur Vergabe, besprechen die Beteiligten im Bauanlaufgespräch, worauf bei dem Projekt zu achten ist. Darüber hinaus werden Ansprechpartner, die verkehrsrechtlichen Anordnungen, die Kriterien u. a. festgelegt sowie wie die Abrechnungen erfolgen sollen. Dann liest Jessica Theis, zuständig für kaufmännische Administration und Baustellenabrechnung, das LV als DA 86 aus dem ERP-System in das Abrechnungsprogramm ein.
Ab dem Baubeginn übertragen die Kolonnen vor Ort die Bautagesberichte auf digitalem Weg ins Büro. Diese enthalten neben den Positionen die erbrachten Massen, Haltung, Sanierungs-, Bautagesberichts- und Projektnummer sowie den Monat. Jessica Theis ordnet dann die Massen anhand der Bautagesberichte den einzelnen Positionen in der Software zu.
Diverse Erfassungsmöglichkeiten
Die Daten können auch per Copy & Paste in den Positionen eingefügt werden. Das Programm stellt neben dem Eintippen der Daten oder der Handschrifterkennung weitere Erfassungsmethoden zur Verfügung. So können die Daten aus REB DA 11 und X31-Dateien sowie aus Excel importiert oder aus Laser-Entfernungsmessern mittels Bluetooth übertragen werden. Außerdem ist es möglich, das Aufmaß aus Bildern (jpg), Plänen (pdf) und Zeichnungen (dxf), aus Querprofilen sowie die Daten aus GPS-Vermessungssystemen zu übernehmen.
Gleichzeitig lassen sich diverse Kriterien anlegen, denen die Massenansätze neben Positionen zugeordnet werden können. Bei Erles lauten die Kriterien Haltung, Sanierungsnummer, Bautagesbericht und Monat. Jessica Theis erläutert: „Wir benötigen den Massenansatz nach Haltungen. Denn bei der Abrechnung müssen wir angeben, welche Leistungen an welcher Haltung erbracht wurden.“ Monatlich erstellt das Unternehmen in der Kanalsanierung die einzelnen Abschlagsrechnungen. Diese werden mit der Mengenzusammenstellung, wenn von der Kommune gewünscht, als DA11/X31 Datei weitergeleitet oder als PDF-Datei gemailt.
Übersichtliche Darstellung der Positionen
Die gewählte Software sorgt bei den Auftraggebern dafür, dass selbst umfangreiche Baumaßnahmen übersichtlich dargestellt werden und somit entsprechend der festgelegten Kriterien besser prüfbar sind. Des Weiteren hat der Abrechnende zwecks interner Dokumentation pro Position eine Memofunktion zur Verfügung. Damit kann er dokumentieren, was bei der Abrechnung der Position zu beachten ist. Um die Übersichtlichkeit zu behalten, kann er diese Positionen automatisch in der Baumstruktur markieren und in eine interne Liste drucken lassen. Mittels Suchfunktion greift der Abrechnende auch bei großen Baumaßnahmen schnell auf seine Notizen zu: „Durchsuche 2.800 Positionen, bei denen im Memo-Text der Begriff ‚Nachtrag‘ steht“.
Das gesamte Vorgehen trägt zur besseren Dokumentation bei. Die Auswertung ‑ Mengendruck, Angebots- und Rechnungserstellung, Export ‑ erfolgt wahlweise nach Positionen oder nach freien Kriterien. Die Daten können nach GAEB, REB, zu Word, zu Excel und als PDF und natürlich auf jeden Drucker sowie im XML-Format der XRechnung ausgegeben werden.
Als Vorteil sieht das Team des Kanalsanierers neben der einfachen Handhabung und der Übersichtlichkeit des Programms die vielfältige Kriterienauswahl. So kann der Mittelständler nach sämtlichen einmal angelegten Kriterien die Daten selektieren und entsprechend auswerten. Auch die Auswertung welches Fahrzeug, welche Kolonne wie viel geleistet hat, ist eine wichtige Information. Darüber hinaus lobt Jessica Theis den Service des Softwareanbieters: „Bei einem Anruf erhalten wir immer eine Antwort auf unsere Frage. Sollte dieses in Ausnahmefällen einmal nicht möglich sein, werden wir noch am selben Tag zurückgerufen. Das ist heutzutage außergewöhnlich.“
