Softwareunterstützung für Kosten- und Terminsicherheit

Dass man mit einer guten Planung Bauzeiten verkürzen, Kosten senken und damit bei Bauherren und Investoren punkten kann, hat Architekt Ralf Schwarzbold-Lentz früh erkannt. Für den ehemaligen Tischler gehören Zuverlässigkeit, Kosten- und Terminsicherheit ebenso zum Selbstverständnis eines Bauplaners, wie eine an den Bedürfnissen der Bauherren orientierte Architektur. Seit 1998 plant er als Einzelkämpfer, teilweise aber auch mit Kooperationspartnern, Ein- und Mehrfamilienhäuser, An- und Umbauten, Verwaltungs- und Bürogebäude, Geschäftsgebäude, Kindergärten, Sporthallen, Mensen und Hotels in den HOAI-­Leistungsphasen 1 bis 9. Zum Einsatz kommen dabei an zwei voll ausgestatteten PC-Arbeitsplätzen neben CAD- und AVA- auch die HOAI- und Bauzeitenplanungs-Programme „HOAI-Pro“ und „Projekt-Manager“ von Weise Software.

Initiator des „Projekt-Managers“

Da er sich nicht nur auf sein „Bauchgefühl“ verlassen wollte, nutzte der Architekt aus Rendsburg in Schleswig-­Holstein schon seit geraumer Zeit einen digitalen Bauzeitenplaner, der sich allerdings als zu komplex erwies: „Ich hatte eine sehr aufwendige Software für meine Bauzeitenpläne, die zwar viel konnte, dadurch aber auch schwer zu bedienen war. Da kam ich auf die Idee, die Firma Weise Software, deren HOAI-Software ich schon länger nutzte, auf die Entwicklung eines Bauzeitenplanungsmoduls anzusprechen. Meine Idee wurde mit Begeisterung aufgenommen und schließlich in Form des ‚Projekt-Managers‘ umgesetzt.“

Gekannt hat Ralf Schwarzbold-Lentz den Softwarehersteller schon länger: „Vor ein paar Jahren habe ich im Internet ein gutes modulares Softwarepaket für Bauanträge und die Rechnungsstellung gesucht und bin dabei auf den damaligen Vordruckverlag Weise aus Dresden aufmerksam geworden. Durch viele Telefonate, meine Verbesserungsvorschläge, Anregungen und deren unkomplizierte Umsetzung ist ein intensives, freundschaftliches Verhältnis mit den Mitarbeitern der jetzigen Weise Software GmbH entstanden, das bis heute anhält.“

Obwohl Ralf Schwarzbold-Lentz Schulungen aufgrund der integrierten Hilfe­dateien und Erklärvideos nicht gebraucht hat und gleich loslegen konnte, kam es durchaus auch mal vor, dass er den Support bemühen musste. „Dann bekam und bekomme ich immer sehr schnell eine freundliche und kompetente Beratung. Wenn der Supporter in einem Modul mal nicht so fit ist, wird direkt zu einem sachkundigen Kollegen durchgestellt. Bisher habe ich nie warten müssen“, fasst der Architekt seine Supporterfahrung zusammen. 

Orientierungshilfe für Handwerker und Bauherren

Jetzt kann er mit dem „Projekt-Manager“ Arbeitsabläufe und gegenseitige Abhängigkeiten in Form von Balken-, Struktur- oder Netzplänen übersichtlich darstellen, Ressourceneinsätze optimieren, Schwachstellen und Engpässe aufdecken. 

Werden Vorgänge und Termine miteinander verknüpft, kann er exakt berechnen, welche Folgen die Terminverschiebung eines oder mehrerer Gewerke auf Folgetermine hat. „Mit der Software wird die tatsächliche Terminsituation transparent, und ich kann rechtzeitig eingreifen, wenn der Beginn von Folgearbeiten oder gar der Fertigstellungstermin gefährdet ist. Damit bin ich in der Lage zu agieren und nicht nur zu reagieren“, argumentiert Ralf Schwarzbold-Lentz. 

Bauzeiten- und Bauablaufpläne nutzt er nicht nur für die Planung und Steue­rung von Baustellen, sondern auch, um Bauherren einen detaillierten Zeitablauf ihres Bauvorhabens an die Hand zu geben. Auch alle Handwerker erhalten mit dem LV-Text parallel einen Bauablaufplan zur Orientierung. Sind zusätzlich für Vorgänge und Tätigkeiten auch die Kostensätze im Programm hinterlegt, lässt sich schnell ermitteln, welche Kosten wann anfallen. 

Neuerdings ergänzt Ralf Schwarzbold-Lentz die Balkendiagramme deshalb auch mit aus den Ausschreibungen ermittelten Preisen. Dadurch erhält er eine zeitliche Übersicht der anfallenden Kosten, was seinen Kunden beispielsweise hilft, die jeweils notwendigen Finanzmittel rechtzeitig bereitzustellen. 

Fokussierung auf das Wesentliche

Inzwischen hat sich der „Projekt-Manager“ von Weise Software einen festen Platz im Büro von Ralf Schwarzbold-Lentz erobert, Prozesse beschleu-
nigt und rationalisiert. Dazu beigetragen haben der auf das Wesentliche fokussierte Funktionsumfang und die einfache Bedienung. Das beginnt schon mit der Verknüpfung von Vorgängen: Wird ein Balken mit dem Mauszeiger ausgewählt, kann er über die eingeblendeten Symbole schnell mit anderen Vorgängen verknüpft werden. Die Modifikation von Balken und damit die Änderung von Bauzeitenplänen ist ebenso einfach: So können auch mehrere per Tastatur oder Mauszeiger ausgewählt und anschließend beliebig bearbeitet oder verschoben werden. Auch bei der Ausgabe wurde an praktische Dinge gedacht: Der großformatige Plan kann schnell auf ein kompaktes DIN A4-Format angepasst, ausgedruckt und im Ordner abgelegt werden. 

Ralf Scharzbold-Lentz dazu: „Ich schätze die Fokussierung des Programms auf das Praktische und Wesentliche, die intuitive Bedienung und die unkomplizierte Pflege von Bauzeiten- und Bauablaufplänen.“ 

Die wichtigsten Neuerungen der aktuellen Version 2020, beispielsweise das Modul „Ressourcenplanung“, nutzt er aber noch nicht.

„Nein, um ehrlich zu sein, ich kenne die neuen Funktionen noch nicht“, gibt Ralf Schwarzbold-Lentz unumwunden zu. Das Tagesgeschäft hat ihn bisher davon abgehalten, sich mit den neuen Funktionen zu beschäftigen. Damit lässt sich neben Bauzeiten auch der Einsatz von Personal und Betriebsmitteln projektübergreifend planen. Anhand übersichtlicher Grafiken sieht man auf einen Blick, wer, wo, wann mit welcher Auslastung, auf welcher Baustelle eingeplant ist, welche Arbeiten wann beendet sein müssen und welches Gerät wann wieder zur Verfügung steht. Auswertungsmöglichkeiten und Reports geben einen Überblick über Ressourcen, deren Auslastung und Kosten sowie Abwesenheitszeiten in Form von Diagrammen, Wocheneinsatzplänen und Jahresübersichten, Kostenübersichten oder Soll-/Ist-Vergleichen. 

Einfacher Tipp für Einsteiger

Gefragt nach Tipps für Einsteiger, rea­giert Ralf Schwarzbold-Lentz ganz spontan mit einem simplen Tipp: „Trauen Sie sich! Fangen Sie einfach an, mit digitalen Projekt-Managern zu arbeiten. Es ist alles weitgehend selbsterklärend. Und wenn Sie mal nicht weiterkommen, rufen Sie die Hotline an. Die helfen ganz sicher weiter.“