Neue Digitalpflichten für Unternehmen

Seit diesem Jahr müssen Unternehmen zahlreiche Unterlagen ihrer Beschäftigten als digitale Dokumente anfordern, bei denen bislang noch die Papierform ausreichend war. Darauf weist der Hamburger Datendienstleister TeamDrive hin mit dem Fingerzeig, dass es sich dabei durchweg um personenbezogene Informationen handelt, die nach der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO abzulegen sind. Dazu gehören zum einen Dokumente der Arbeitnehmer wie Mitgliedsbescheinigungen, Meldungen oder sonstige Bescheide von der Krankenkasse oder Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten. Andererseits sind davon auch Dokumente betroffen, die von der Arbeitgeberseite erstellt werden, etwa Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmerentsendungsgesetz.

Das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze aus dem Jahr 2020 sieht vor, dass Arbeitgeber bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren dürfen
Foto: Clipdealer

Grundlage der neuen Digitalisierungsanforderungen bildet das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze aus dem Jahr 2020, das vorsieht, dass Arbeitgeber bestimmte begleitende und erläuternde Unterlagen zum Entgelt nur noch in elektronischer Form aufbewahren dürfen. Gemäß Artikel 18 Absatz 7 des Gesetzes gilt das seit dem 1. Januar 2022.
TeamDrive-Geschäftsführer Detlef Schmuck erläutert: „Viele Arbeitgeber bewahren diese Unterlagen noch heute zumindest teilweise in Papierform auf. Hierfür ist eine Übergangsfrist bis 2026 vorgesehen. Dennoch wird es höchste Zeit, die Firmen-IT grundlegend darauf auszurichten, dass möglichst viele und am besten alle Informationen derart abgelegt und verwaltet werden, dass sie den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen. Die früher übliche Differenzierung zwischen personenbezogenen und anderen Daten wird immer unübersichtlicher, so dass es sich empfiehlt, alle Daten DSGVO-konform zu behandeln.“

Unternehmen, die sich bis 2026 Zeit lassen wollen für die Umstellung, müssen hierzu einen Antrag beim zuständigen Prüfdienst der deutschen Rentenversicherung stellen. Eine Möglichkeit, der neuen Digitalisierungspflicht nachzukommen, bietet der DSGVO-konforme Datendienst „TeamDrive“, der im Internet zum Download bereitsteht. Interessierte können den Dienst zunächst 30 Tage lang kostenfrei testen. Eine dauerhafte Nutzung kostet dann knapp fünf Euro pro Arbeitsplatz im Monat.

„TeamDrive“ ist ein sogenannter Sync-&-Share-Service, bei dem beliebig viele Computer, Tablets und Smartphones auf einen gemeinsamen Datenbestand in der Cloud zugreifen können, wobei alle Daten durchweg nach den gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz geschützt sind. Der Service arbeitet mit den gängigen Anwendungsprogrammen etwa von Microsoft, IBM, Oracle oder SAP zusammen. Die Grundlage bildet eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Daten lesen kann. Das Unternehmen gewährleistet zudem, dass alle Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert werden. Die Anwendung unterstützt Windows, Mac OS, Linux, Android und iOS.