Alternativen zum Softwarekauf

Kein Planer kommt heute ohne Software aus. Zur obligatorischen ­CAD-, AVA-, Büro- und Projektmanagement-­Software gesellen sich EnEV-, Bautagebuch-, Mängelmanagement-, Rendering-, Bildbearbeitungs- und spezielle Berechnungs- oder Fachprogramme. Mehrere 100 oder gar 1.000 Euro an jährlichen Software-Wartungskosten sind daher keine Seltenheit. Für viele stellt sich deshalb die Frage nach Alternativen wie Gratis- oder Gebraucht-, Miet- oder Cloudsoftware. Was sind die Vor- und Nachteile?

Nützliches zum Nulltarif

Auch Gratisprogramme können dazu beitragen, Softwarekosten zu senken. Das Angebot umfasst meist universell einsetzbare Standardlösungen ohne Branchen- oder Baubezug und reicht von Anzeige- oder Konvertierungsprogrammen über Bildbearbeitungs-, Projektplanungs- oder Antivirus-Software bis hin zu Office-, AVA- oder CAD-Programmen. Bevor man kostenfreie Software nutzt, sollte man allerdings wissen, was man damit tun kann, oder nicht und welche Einschränkungen gegeben sind. Shareware lässt sich meist über Sharewareportale oder besser direkt beim Hersteller online herunter­laden und etwa 30 Tage lang kostenlos ausprobieren. Wer mit dem Programm zufrieden ist, kann es gegen eine (i.d.R. geringe) Regis­trie­rungs­gebühr auch kommerziell nutzen. Freeware ist sowohl für private als auch geschäftliche Anwender kostenfrei, sie darf lediglich nicht verändert werden. Bei „Open Source“-Programmen wird der Quellcode sogar offengelegt, um individuelle Modifikationen und Weiterentwicklungen durch Dritte zu ermöglichen.

Zu den Gratissoftware-Klassikern gehören die unter Windows, Mac oder Linux laufenden Programme „LibreOffice“ und „OpenOffice“ oder die „FreeOffice“-App, ferner Anzeigeprogramme (Viewer) für PDF-, „Word“-, „Excel“-, „Powerpoint“- oder IFC-Dateien wie der „PDF XChange Viewer“, „Mi­cro­soft Word Online“, „Office Online“ oder „Solibri Anywhere“. Ferner gibt es kostenfreie Texteditoren, 3D-Modellierer, CAD- oder Bildbearbeitungsprogramme wie „Blender“, „Sketch­Up“, „Gimp“, „IrfanView“, „LibreCAD“ oder „FreeCAD“. Auch Lösungen für die Datenkonvertierung, Datenkomprimierung, Projektplanung oder das Dokumentenmanagement sind kostenfrei erhältlich (siehe Infokasten).

Zu beachten ist, dass die Programme gegenüber Kaufsoftware oft über einen eingeschränkten Funktionsumfang und keinen Support verfügen oder nur in englischer Sprache erhältlich sind. Manchmal wird neben der kostenfreien Version eine leistungsfähigere, aber kostenpflichtige Variante offeriert. Neben Programmen werden auch 3D-Mo­delle, CAD-Symbole, Texturen oder LV-­Texte zum Nulltarif angeboten, wobei man allerdings eventuelle Urheberrechte berücksichtigen sollte. Beim Herunterladen kostenfreier Software ist ferner zu beachten, dass Gratisprogramme und entsprechende Downloadadressen potentielle Ansteckungsquellen für Virenprogramme sein können. Deshalb sollte man stets auf die Seriosität des Anbieters und darauf achten, dass man über einen aktuellen Virenschutz verfügt. Bedenken sollte man auch, dass kostenpflichtige branchenspezifische Pendants allgemeiner Gratisprogramme den Vorteil haben, dass sie auf den jeweiligen Bereich zugeschnittene Funktionen bieten und damit Rationalisierungspotentiale optimal ausschöpfen. Außerdem kann auch Gratissoftware teuer werden, etwa wenn deren Weiterentwicklung eingestellt wird und Schnittstellen zu anderen Programmen fehlen, so dass man Arbeitsdaten nicht oder nur eingeschränkt übertragen kann. 

„Gebrauchtsoftware“ als Alternative zum Kauf

Software nutzt sich nicht ab. Deshalb kann auch „Gebrauchtsoftware“ eine Alternative sein. Überschüssige, vergessene Lizenzen, Systemaktualisierungen, Umstrukturierungen, der Abbau von Arbeitsplätzen, Insolvenzen, aber auch Unzufriedenheit sind Gründe, warum gekaufte und benutzte Programme von Unternehmen wiederverkauft werden. Software mit einem Vorbesitzer ist in der Regel um 30 bis 75 % günstiger. Der Weiterverkauf „gebrauchter“ Computerprogramme auf Datenträgern oder per Download ist gemäß mehrerer Grundsatzurteile des EuGH und BGH rechtmäßig – unabhängig davon, wie die Software erworben wurde. Auch das Aufteilen von Volumenlizenzen, also im „Paket“ verkaufter Einzellizenzen und deren teilweise Weiterverkauf, ist zulässig. Allerdings werden bestimmte rechtliche Anforderungen an den Verkauf gebrauchter Software gestellt. So muss der Verkäufer dem Käufer z.B. die bisherige Biographie der gebrauchten Softwarelizenz dokumentieren und nachweisen, dass alle rechtlichen Vo­raus­set­zun­gen für die Übertragung der Softwarelizenz erfüllt sind. Anderenfalls drohen Abmahnungen.

Laut einem EuGH-Urteil hat der Gebrauchtsoftwarekäufer auch Anspruch auf Updates und Support. Da bestehende Wartungsverträge nicht automatisch auf den Käufer übergehen, muss er mit dem Hersteller allerdings einen neuen Wartungsvertrag abschließen. Da kein Hersteller auf Wartungsgebühren verzichtet und die Kundenzufriedenheit stets im Blick hat, kommt es dabei selten zu Problemen. Allerdings verlangen einige Software­häuser eine Abtretungserklärung des Erstbesitzers, in der er sich verpflichtet, die Software nicht mehr zu nutzen. Da der Gebrauchtsoftwaremarkt unübersichtlich ist und auch Raubkopien illegal als Gebrauchtsoftware angeboten werden, ist beim Kauf Vorsicht geboten. Gebrauchtsoftware sollte man nur inklusive Lizenzvertrag und nur von seriösen Händlern erwerben (siehe Infokasten). Angeboten wird meist Betriebssystem-, Office-, Grafik-, Bildbearbeitungs- oder Publishing-Software, bauspezifische Software dagegen praktisch überhaupt nicht. Da Letztere sowohl technisch als auch im Hinblick auf Gesetze, Normen und Richtlinien stets auf aktuellem Stand sein muss, sollte man einen Kauf „gebrauchter“ und damit häufig älterer Software ohnehin gut überlegen.

Softwaremiete als Alternative

Häufig kann man auch einzelne Module, Programme oder ganze Softwarepakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten statt sie zu kaufen. Viele namhafte Software-Anbieter, wie Microsoft, Adobe oder Autodesk, offerieren überhaupt keine Kaufsoftware mehr, sondern nur noch Abonnements, was einer Softwaremiete gleichkommt. Vorteile hat das zunächst für den Hersteller, weil dadurch regelmäßige Einnahmen generiert werden, mit denen er finanziell besser planen kann als mit optionalen Softwarewartungsverträgen. Aber auch Anwender haben Vorteile: Sie müssen ihr Kapital nicht langfristig in die Softwareanschaffung binden, sind flexibler und können Auftragsspitzen durch kurzfristige Softwaremieten besser abfangen oder bei Auftragsflauten Mietarbeitsplätze kündigen. Außerdem sind Mietraten laufende Betriebsausgaben, wodurch Steuervorteile entstehen. Die Mietkonditionen sind unterschiedlich – in der Regel sind aber Softwareaktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Manchmal werden auch einige Monatsmieten angerechnet, wenn man sich für einen Kauf entscheidet. Wichtig ist, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen, berechnet werden, so dass man nur das bezahlt, was man auch tatsächlich nutzt. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein, allerdings wird der Mietpreis pro Monat mit zunehmender Laufzeit günstiger. Nicht alle Bausoftwarehersteller bieten eine Mietoption und meist muss man explizit danach fragen. Immer häufiger wird eine andere Form der „Mietsoftware“ offeriert – als SaaS-­Miet­lösung (Software as a Service). Dabei wird die Software als Online-­Dienst­leistung angeboten, inkl. Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun – er nutzt nur ihre Funktionen und zahlt nur die in Anspruch genommene Leistung (pay per use). In der meist monatlichen Pauschale sind alle Leistungen abgedeckt, also neben der Softwarenutzung, dem automatischen Update und dem Anwendersupport auch eine begrenzte oder unbegrenzte Projektgröße oder ‑anzahl, Speicherplatzgröße usw. Werden auch die Arbeitsdaten auf einem Cloudserver gespeichert, stehen sie zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung – etwa einem Projektteam von unterschied­lichen Bürostandorten aus. Dafür wird lediglich ein Internetbrowser und eine stationäre oder mobile Internetverbindung benötigt. Während sich Cloudmodelle bei Standardsoftware durchgesetzt haben, gibt es derzeit noch wenige Anbieter branchenspezifischer Lösungen wie Autodesk, Allplan, Graphisoft, Nova Building IT, untermStrich etc.

Mietkauf, Finanzkauf oder Leasing

Neben der Softwaremiete gibt es auch den Mietkauf. Dabei räumt der Softwarevermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar. Im Unterschied zum Leasing ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer und das wirtschaftliche Eigentum geht sofort auf ihn über. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie i.d.R. nicht, oder nur für einen begrenzten Zeitraum, in der Mietgebühr enthalten sind. Bei Raten- oder Finanzkäufen wird der Kaufpreis durch Teilzahlungen innerhalb einer bestimmten Frist erbracht (z.B. zwölf Monate). Das ist weniger aufwendig als ein Bankkredit. Allerdings sollte man vorher prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkredit beim Verkäufer. Das gilt auch für spezielle Existenzgründerangebote von Softwareherstellern mit längeren Laufzeiten (z.B. drei Jahre).

Auch das Leasen ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines sogenannten „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen.

Im Unterschied zum Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software, der auch für die Aktualisierung der Software sorgen muss. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. I.d.R. ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet, die dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software verschafft und dafür eine monatliche Leasinggebühr verlangt. Da es zahlreiche Leasingvarianten gibt, sind die Steuer- und Bilanzvorteile unterschiedlich, wobei Leasingraten meist in voller Höhe steuerlich absetzbar sind.

Software-Wartungsvertrag oder individuelles Update?

Wer seine Software nicht regelmäßig aktualisiert, riskiert neben dem Aktua­litätsverlust irgendwann auch Inkompatibilitäten mit neuer Hardware oder einem neuen Betriebssystem. Schließt man mit dem Hersteller einen Wartungs- oder Servicevertrag ab, bleibt die Software kontinuierlich auf dem neuesten Stand. Alternativ kann man Software auch ohne Wartungsvertrag individuell aktualisieren und beispielsweise eine Versionsnummer überspringen. Allerdings muss die übersprungene Version spätestens beim nächsten Software-Upgrade „mitbezahlt“ werden. Kostengünstiger fährt i.d.R., wer regelmäßig per Wartungsvertrag aktualisiert: Die jährlichen Kosten für einen Wartungsvertrag liegen bei etwa 10 bis 15 % des Software-Listenpreises. Neben den vielen Leistungen für SSV-Kunden wie Updates bzw. Upgrades, Telefon- oder E-Mail-Support, Online-Fernwartung, Online-Workshops, Tutorials oder Ein­arbeitungshilfen in neue Versionen sprechen auch steuerliche Aspekte für einen Wartungsvertrag: Er ist eine Dienstleistung, die im selben Jahr in voller Höhe als Aufwand geltend gemacht werden kann. Dagegen muss der Kauf einzelner Upgrades als Anlagevermögen unter Umständen über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden. Dass sich Softwarehäuser um die Aktualität ihrer eingesetzten Software sorgen, ist nicht ganz uneigennützig: Mit älteren Versionen arbeitende Anwender generieren Supportanfragen, die nicht sein müssten, weil das betreffende Problem mit der aktuellen Version meist längst behoben wurde. Aus Updates/Upgrades bzw. Software-Wartungsverträgen resultierende Zahlungen stellen zudem eine wichtige Einnahmequelle dar. Aus Anwendersicht steigern Updates durch neue und bessere Funktionen die Produktivität. Zuvor muss der Anwender freilich Zeit investieren – in die Installation und nicht zuletzt in das Einarbeiten in die neuen Funktionen, was im Büroalltag nicht immer einfach ist. 

Bausoftware-Anwender sind (noch) konservativ 

Noch kaufen Büroinhaber ihre Software lieber und schließen meist auch gleich einen Wartungsvertrag ab. Dabei bieten Cloudlösungen durchaus Vorteile: Softwarekosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation besser anpassen. Der Aufwand für Installation, ­Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Unternehmen mit mehreren Standorten können unkomplizierter zusammenarbeiten, Mitarbeiter einfacher mobil arbeiten, und im Home Office tätige Mitarbeiter lassen sich besser integrieren. Entsprechen die Miet- den jährlichen Wartungskosten einer Kaufsoftware, sind sie auch finanziell eine Alternative. Problematisch können – neben der Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit) – mögliche Serverausfälle oder lokale Netzverbindungsprobleme sein. Unternehmen sind auch zurückhaltend, weil sie Vorbehalte gegenüber der Auslagerung ihrer Daten haben. Sicherheitsbedenken versuchen Anbieter durch eine Datenverschlüsselung oder die Datenspeicherung in EU-Rechenzentren mit strengeren Datenschutzstandards zu zerstreuen. 

Eine Alternative sind Lösungen, die Vorteile einer Cloud bieten und zudem das Arbeiten ohne ständige Internetverbindung und die lokale Ablage von Arbeitsdaten auf einem eigenen Server im Büro ermöglichen.