Beschluss: Ab 2025 wird die eRechnung im B2B-Bereich zur Pflicht

Seit 2020 wurde die elektronische Rechnung, kurz eRechnung oder E-Rechnung, schrittweise im B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend eingeführt. Im vergangenen Jahr hat sie durch das Wachstumschancengesetz neue Aufmerksamkeit auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) bekommen. Das Gesetz wurde am 17. November 2023 vom Bundestag verabschiedet und beschäftigt derzeit den Vermittlungsausschuss. Gemäß Beschlussfassung müssen die Unternehmen ab 1. Januar 2025 eRechnungen empfangen und verarbeiten können.

Formate der eRechnung

Bekannte Formate für eRechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Im B2G-Bereich ist die XRechnung der verordnete und etablierte Standard. Im B2B-Bereich hat sich auch das hybride ZUGFeRD-Format stark etabliert, das aus einer für den Empfänger allgemein lesbaren PDF-Datei und einer eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei besteht.  

Zeitlicher Ablauf

In einigen anderen europäischen Ländern ist die eRechnung längst Verpflichtung. Ab 1. Januar 2025 müssen auch in Deutschland alle Unternehmen zunächst in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Erstellung von eRechnungen gelten für die Jahre 2025 bis 2027 verschiedene Übergangsregelungen. Die wichtigsten sind: Ab dem 1. Januar 2027 sollen alle Unternehmen zur Ausstellung von eRechnungen verpflichtet werden, deren Vorjahresumsatz mehr als 800 Tsd. Euro betragen hat. Ab 2028 müssen dann sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich eRechnungen nach den aktuellen elektronischen Standards ausstellen. Damit erfüllt Deutschland dann die Anforderungen der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG der Europäischen Kommission fristgerecht.

In der Praxis

Die Einführung der eRechnung verlief beispielsweise bei der Deutschen Bahn auch für den Baubereich sehr gut. Zehntausende eRechnungen gehen inzwischen Monat für Monat bei der Bahn ein und werden dort problemlos verarbeitet. Der über Jahrzehnte übliche Rotstift bei der Rechnungsprüfung entfällt im digitalisierten Prozess bei der Bahn. Denn Rechnungsrückläufe werden durch das Prinzip der „optimierten Bauabrechnung“ vermieden. Dies bedeutet, dass die Beteiligten die Rechnungsinhalte, z. B. Mengen, vor der Rechnungsstellung klären.

Es gab und gibt in Teilen der Baubranche einige Vorbehalte gegenüber der verpflichtenden Einführung der eRechnung ab 2025. Bekanntlich sind in der EN 16931 für den B2B- und insbesondere den Baubereich noch Anpassungen erforderlich. Die bestehenden Lücken müssen schnellstmöglich geschlossen werden. Dennoch begrüßt der BVBS die verpflichtende Einführung der eRechnung ab 2025 ausdrücklich.

Der BVBS hat im Herbst 2023 eine eigene Arbeitsgruppe für die eRechnung gegründet. Dort werden alle Themenbereiche der eRechnung bearbeitet, damit die Softwareunternehmen die Herausforderungen im Zuge der verpflichtenden Einführung der eRechnung sicher bewältigen und den Anwender:innen optimalen Service und Hilfestellung geben können. Beispielsweise werden Viewer optimiert, um den Kunden für die Darstellung der eRechnung den gewohnten Komfort zu bieten.

Perspektiven  

Die eRechnung ermöglicht die einheitliche Einführung sogenannter Clearance-Systeme, was Länder wie z. B. Italien bereits erfolgreich praktizieren. Im Clearance-Modell werden alle Rechnungen zunächst vom Absender elektronisch über ein zentrales Übermittlungssystem an die Finanzverwaltung gesendet und erst nach dortiger Erfassung und Prüfung an den Empfänger weitergeleitet. Dadurch soll Umsatzsteuerbetrug vermieden und Sicherheitslücken geschlossen werden. In Deutschland bedarf es dazu allerdings noch der angekündigten funktionsfähigen staatlichen eRechnungsplattform.