Weise Software: Dokumente digital managen

Mit der neuen Software „Weise-DMS 2023“ möchte Weise Software Unternehmen bei der revisionskonformen Dokumenten-Ablage unterstützen. Das Programm vereinheitlicht Arbeitsabläufe und schafft die technischen Voraussetzungen für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD, GDPdU und DSGVO, so der Anbieter.

Die Software unterstützt Unternehmen bei der rationellen, revisionskonformen Dokumenten-Ablage.
Bild: Weise Software

In den Unternehmen wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne etc.) für volle digitale und analoge Ordner. Das führt dazu, dass Nutzer immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen müssen, die dann für die eigentliche produktive Tätigkeit nicht mehr zur Verfügung steht. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie „Weise-DMS 2023“ strukturieren Informationen, verkürzen die Informationssuche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Unternehmenskosten und steigern die Produktivität, erläutert das Softwareunternehmen.

Dokumente erfassen und verwalten

Mit der neuen Software lassen sich Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Briefe, E-Mails, Fotos oder Pläne einfach und intuitiv erfassen sowie verwalten. Sowohl die Software-Einrichtung als auch Bedienung seien besonders intuitiv: Anwender müssen lediglich die Dokumenten-Quellen definieren – das können Scanner, digitale Ordner oder E-Mail-Konten sein. Diese werden anschließend Projekten, Kategorien, Akten oder individuell definierten Ordnungsstrukturen zugeordnet und klassifiziert. Danach können die Dokumente verteilt, geprüft, bearbeitet oder archiviert werden.

Eine Vorschaufunktion vereinfacht nach Anbieterangaben die individuelle Definition von Arbeitsabläufen für die Bearbeitung von Dokumenten.
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Für die Quellen oder Dokumentarten können individuelle Arbeitsabläufe oder Workflows festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden – bspw. die Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, den Versand etc. Eine Vorschaufunktion vereinfacht die individuelle Definition von Arbeitsabläufen. Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden. Integriert sind auch eine automatische Verschlagwortung, eine Volltextsuche mit umfangreichen Suchfunktionen sowie eine OCR-Zeichenerkennung (Optical Character Recognition), die auch die Textinhalte gescannter Dokumente erkennt. Damit lassen sich auch falsch benannte oder falsch abgelegte Dokumente schnell wiederfinden. Dokumente können zudem mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.

Individuelle Benutzerrechte

Die neue Version ermöglicht zudem eine detaillierte Mitarbeiter-Rechtevergabe in der Nutzerverwaltung. So lassen sich neue Rechte und Berechtigungen für Nutzergruppen und Dokumentarten vergeben. Dabei sind sowohl eine Mehrfachauswahl in der Dokumentliste als auch Mehrfachzuweisen von Projekten möglich. Dateien können ferner per Drag & Drop aus dem Explorer dem Dokumenten-Manager zugewiesen werden. Über eine Anbindung an das Projektkontrollzentrum, die Büromanagement-Software „VvW Control“ sowie das Kundenbeziehungs-Management (CRM) werden Dokumente aus dem Programm projektbezogen angezeigt. Das beschleunigt nach Anbieterangaben den Dokumenten-Workflow.

Über die Nutzerverwaltung ermöglicht das Programm eine detaillierte Rechtevergabe.
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Die vielen Funktionen der Software böten viele Vorteile für innerbetriebliche Abläufe: Projekte lassen sich schneller bearbeiten, Entscheidungen müssen nicht aufgrund fehlender Unterlagen verschoben werden, Anfragen können zügiger beantwortet sowie Vorgänge beschleunigt werden. Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Verwaltungs-, Such- und Wegezeiten ließen sich auch innerbetriebliche Kosten senken. Zudem schaffe die Software alle technischen Voraussetzungen für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Dazu gehören die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).