Vorteile einer Cloudlösung
In vielen Bauprojekten lassen sich Unterlagen durch cloudbasiertes Dokumenten- und Prozessmanagement wesentlich effizienter und sicherer mit Partnern teilen, austauschen und verwalten. Ein gemeinsam nutzbarer Online-Arbeitsbereich mit Dokumentenhistorie unterstützt das Projektteam bei der Koordination.
In Deutschland bestehen derzeit mehrere 100 Autobahn-Baustellen. Jede Baustelle ist mit einem komplexen Genehmigungsverfahren verbunden. Das Statistische Bundesamt sprach im Herbst 2018 von mehr als 200.000 Baugenehmigungen. Um diese Bauprojekte effizient zu koordinieren, muss viel Aufwand betrieben, jede Menge Papier bedruckt und beschrieben werden. In der Praxis ist dies mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden, aber unerlässlich für den Fortschritt des Bauvorhabens.
Um diesen Aufwand effizient zu bewältigen, bietet sich der Einsatz von digitalen Lösungen an. Fachanwendungen aus der Cloud ermöglichen durch Korrespondenzmanagement, nachvollziehbare Dokumentenverwaltung und Freigabeworkflows eine vollständige und zentrale Projektdokumentation. Dadurch lassen sich auch die damit verknüpften, gewerkeübergreifenden Arbeitsprozesse deutlich effizienter gestalten. So sind etwa Informationen, die zuvor noch in vielen unterschiedlichen Dokumenten, Listen, Rechnungen, Plänen, in Schubladen, auf Tischen, in Aktenordnern und wo auch immer aufbewahrt wurden, jederzeit aktuell online abrufbar. Was bedeutet dies konkret für den Bau?
Für den Bau eines Kraftwerks ist beispielweise eine lückenlose Ende-zu-Ende-Dokumentation erforderlich, die mitunter große Mengen von technischen Dokumenten und Bildern umfassen kann. Bereits vor Baustellenbeginn werden Pläne, technische Beschreibungen und Checklisten in Containern an die Baustelle geliefert und dort für die Dauer des Bauprojekts aufbewahrt. Das Baustellenteam sucht dann bei Bedarf die jeweiligen Papierdokumente aus dem Container und führt diese während der Arbeit auf der Baustelle mit. Änderungen müssen möglichst sofort eingezeichnet bzw. später nachgetragen und die geänderten Dokumente im Container natürlich wieder am richtigen Platz abgelegt werden. Dabei die Übersicht zu bewahren und Fehler zu bemerken, ist beinahe unmöglich. Die cloudbasierte Dokumentationsstelle führt hingegen alle Dokumente und Dateien an einem zentralen Ort zusammen und stellt sie den Zugriffsberechtigten digital zur Verfügung. Die Arbeit innerhalb eines Projekts kann auch von mobilen Endgeräten, wie z.B. Tablets, aus erfolgen. Mithilfe von Berechtigungen und Rollen lassen sich Workflows realisieren, um Genehmigungen oder Freigaben digital zu erteilen. Bei der Abnahme von Schweißnähten können beispielsweise mit der Kamera eines Tablets Schweißnähte fotografiert, und die Fotos direkt in der Dokumentation hinterlegt werden. Je nach Zugriffsberechtigungen greifen nicht nur die Projektleiter vor Ort, sondern auch Architekten, Planer und Zulieferer orts- und zeitunabhängig auf die freigegebenen Dokumente zu. Dies bringt unter Zeitdruck den enormen Vorteil, dass ein einheitlicher und aktueller Informationstand allen Beteiligten sofort zur Verfügung steht. Informationen werden nicht mehr unübersichtlich per E-Mail übermittelt, sondern nachvollziehbar per Workflow in der Cloud. Dies sorgt für einen effizienten Projektfortschritt.
