Controlling als Schlüssel zum Erfolg

Das 1985 von Winfried Schorn gegründete Ingenieurbüro (www.imv-schorn.de) zählt zu den ersten Planungsbüros, die sich mit der medizin- und versorgungstechnischen Ausstattung von Krankenhäusern befasst haben. Heute kümmert sich Christian Schorn zusammen mit seinem Vater und weiteren 16 Mitarbeiter um die komplexen Projekte in Krankenhäusern und Universitätskliniken. Aufgrund der langjährigen Berufserfahrung und mehr als 400 deutschlandweit abgewickelten Projekten wissen die Krankenhausexperten, worauf es bei der Planung und Realisation der medizin- und versorgungstechnischen Ausstattung sämtlicher Krankenhaus-Einrichtungen ankommt. So hat IMV Schorn als eines der ersten Ingenieurbüros in Deutschland PPP-Großprojekte (Public Private Partnership) in der Medizintechnik begleitet. Zudem konnten die Ingenieure 2007 beim Neubau des Herzzentrums an der Uniklinik Köln einen der ersten Hybrid-OPs in Deutschland planen und realisieren.

Als Christian Schorn 2002 in das Büro seines Vaters eintritt, ist er von Anfang an in alle Belange involviert. Neben den fachlichen Anforderungen sind Honorarberechnungen, Angebots- und Rechnungsstellung, Vorkalkulation, Budgetierung, Erfassung von Projektständen und Mitarbeiterstunden wichtige Themen für den Berufseinsteiger. Die dazu eingesetzten „Excel“- und „Word“-Dokumente überzeugen ihn jedoch nicht. Daher hörte er sich bei befreundeten Ingenieurbüros um. Empfohlen wird ihm die Büro- und Projektcontrollinglösung „Kobold Control“ aus dem Hause Kobold Management Systeme (www.kbld.de), die er nach einer intensiven Evaluierungsphase 2010 einführt.

Darstellung verschiedener Sichtweisen

Vorteilhaft empfindet der Geschäftsführer, dass er mit der Datenbanklösung des Wuppertaler Softwarehauses zwei relevante Sichtweisen einfach darstellen kann. So bietet das Programm einerseits die Sicht auf das Projekt, die das pro Leistungsphase zur Verfügung stehende Budget darstellt. Auf der anderen Seite ist schon während der Verplanung der Mitarbeiter erkennbar, wie viel Zeit in der jeweiligen Planungsperiode auf Seiten des Mitarbeiters zur Einplanung in ein Projekt zur Verfügung steht. Auch ist bei der Fortschreibung der Ressourcenplanung für ein Projekt der reale Budgetverbrauch sofort sichtbar. Dieser ist nicht, wie in einer „Excel“-Lösung, umständlich einzupflegen.

Schnelle Amortisation

Seit der Einführung wird bei IMV Schorn jedes neue Projekt mit all seinen Daten und die der Auftraggeber in der Controllingsoftware angelegt. Ein erster Erfolg stellt sich schon kurz nach Einführung des Systems ein, denn vermeintliche Unstimmigkeiten zwischen den Mitarbeitern aufgrund von Raucherpausen oder Verspätungen gehören seit der Erfassung der Mitarbeiterstunden der Vergangenheit an. „Alleine dadurch hat sich die Investition für das System nach drei Monaten gerechnet“, erläutert der Geschäftsführer.

Als Vorteil sieht Christian Schorn auch, dass „Kobold Control“ ihm auf Basis der Projekthistorie verlässliches Zahlenmaterial bietet, denn so kann er seine Projekte und letztendlich das Büro optimal steuern. Dazu überprüft die Software bereits abgewickelte Projekte und berechnet wie viele Stunden, mit welchen Stundensätzen, in welcher Höhe von Leistungsphase zu Leistungsphase in der Vergangenheit aufgewandt wurden. Durch die exakte Zeiterfassung liefert das Programm belastbare Werte für die Vorkalkulation.

Programm ermittelt die Stundensätze

Damit die Controllingsoftware exakte Zeitvorgaben errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter. Dieser wird mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt. „Kobold Control“ ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten – Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge – nach dem Verursachungsprinzip.

Budgets für Leistungsphasen bilden

Liegt das Zahlenmaterial vor, bildet der Geschäftsführer die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen. Darauf aufbauend sind die Soll-Stunden zu ermitteln, die das System über den Stundensatz der zugewiesenen Mitarbeiter errechnet. Alle Mitarbeiter inklusive der Geschäftsführer geben während des Projektverlaufs ihre geleisteten Stunden ins Programm ein und weisen diese den entsprechenden Leistungsphasen der jeweiligen Projekte zu. Sonderleistungen werden genauso erfasst und fallen somit nicht mehr unter den Tisch. Nur so ist zu erkennen, ob und wie wirtschaftlich das Büro in den einzelnen Leistungsphasen arbeitet.

Urlaubsstundenmodell

Um die Urlaubszeiten exakt abrechnen zu können, hat man ein Urlaubsstundenmodell entwickelt. So kann der Mitarbeiter nur zwei oder drei Stunden Urlaub beantragen, wenn er z.B. einmal früher gehen möchte. Diese flexible Regelung kommt bei den Mitarbeitern ausgesprochen gut an.

Über 100 verschiedene Auswertungen wie z.B.  Auswertungen über den Auftragsbestand, über halbfertige Erzeugnisse, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen, Soll-Ist-Vergleiche sowie Umsatzanalysen stellt die Controllingsoftware zur Verfügung. Für Christian Schorn ist besonders wichtig, die Honorarzahlen pro Leistungsphase in Euro und das Budget in % zu sehen. Auch Kostenübersichten nutzt der Geschäftsführer regelmäßig: „Durch die Auswertungen bin ich in der Lage, die Situation aufgrund des exakten Zahlenmaterials zu analysieren und rechtzeitig einzugreifen, sollte etwas aus dem Ruder laufen.“ Für Christian Schorn sind durch den Einsatz der Controllinglösung die Projekte transparent und er ist in der Lage das Büro wirtschaftlich zu führen. „,Kobold Control‘ ist eine der wichtigsten Anschaffungen, die wir in den letzten Jahren getätigt haben. Wir hätten das Programm schon viel früher einführen sollen“, bekräftigt er seine Entscheidung.