So ist der Planer stets informiert
Bereits seit 1980 bietet das Hamburger Büro planwerk elbe GmbH als Generalplaner für den Industrie-, Gewerbe- und Verwaltungsbau im Ingenieurwesen seinen Auftraggebern alle notwendigen Fachplanungsleistungen aus einer Hand an. Um die Projekte wirtschaftlich abzuwickeln, setzt das Büro auf ein Controllingsystem.
Aktuell erzielt das Büro planwerk elbe GmbH 90 % seines Umsatzes in den Bereichen Industrie- und Verwaltungsbau, allerdings wächst die Sparte des Wohnungsbaus langsam, aber kontinuierlich und macht mittlerweile 10 % des Auftragsvolumens aus. Das 43-köpfige Team besteht aus Architekten, Tragwerksplanern, TGA-Ingenieuren, Bauzeichnern und kaufmännischen Mitarbeitern.
Einfache Angebots- und Rechnungstellung
Ursprünglich haben die Generalplaner das Programm für das Projektcontrolling und Büromanagement der Wuppertaler Kobold Management Software GmbH für die Zeiterfassung sowie die Honorarermittlung und Rechnungstellung eingeführt. Für Letzteres bildet das Controllingprogramm sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie z.B. Zuschläge aller Art und Wiederholungen, sind einfach zu hinterlegen – genauso wie Pauschal- und Aufwandshonorare.
Geschätzt werden sowohl die unkomplizierte Angebotserstellung und die Rechnungstellung mit dem Programm. „Beides ist äußerst komfortabel. Wir können jederzeit Änderungen vornehmen, und ,Kobold Control‘ berechnet das Angebot auf Knopfdruck neu – genauso wie den Rechnungsbetrag, sollten sich die Kosten verändern“, meint Geschäftsführer Dipl.-Ing. Matthias Fritsch. Bei Projekten, die nach Stundenaufwand abgerechnet werden, fügt das Büro den mit dem Programm erstellten Stundennachweis zur Information für den Bauherrn an die Rechnung an. Da das Büro in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen ist, erweiterte die Geschäftsführung das Team um eine Betriebswirtin für das Controlling. Matthias Fritsch dazu: „Mit dem Projektcontrolling haben wir das Fundament gelegt, um erkennen zu können, wie die Projekte betriebswirtschaftlich dastehen. Sollten Projekte aus dem Ruder laufen, möchten wir schon während des Projektverlaufs gegensteuern.“
Das Programm ermittelt die Stundensätze
Damit die Controllingsoftware exakte Zeitvorgaben errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das System ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. „Kobold Control“ ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten – Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten, aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge – nach dem Verursachungsprinzip.
Budgets für Leistungsphasen bilden
Dipl.-Betriebswirtin Kerstin Wiszniewski erklärt: „Wenn ein Honorar gemäß HOAI oder auch Pauschal vereinbart wurde, ziehen wir ggf. die Fremdleistungen ab und ermitteln die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen.“
Darauf aufbauend ermittelt das System die Sollstunden auf Basis der errechneten Stundensätze. Alle Mitarbeiter, inkl. der Geschäftsführer, geben während des Projektverlaufs ihre geleisteten Stunden ins Programm ein und weisen diese den entsprechenden Leistungsphasen der jeweiligen Projekte zu. Sonderleistungen werden genauso erfasst und fallen somit nicht unter den Tisch. Nur so ist zu erkennen, ob und wie wirtschaftlich das Büro in den einzelnen Leistungsphasen arbeitet.
Soll-Ist-Vergleiche informieren über Projektstand
Zu Projektbeginn erhält jeder Projektleiter eine Liste mit den geplanten Projektstunden. Während des Projektverlaufs erfragt die Controllerin monatlich die Projektstände, die sie in „Kobold Control“ eingibt. Daraufhin erstellt Kerstin Wisniewski Soll-/Ist-Vergleiche. Diese werden im Kreise der Geschäftsführung und relevanten Projektleiter besprochen. So sind alle über die wirtschaftliche Situation der Projekte informiert. „Wir erkennen, welche Leistungsphasen defizitär sind und können dann gezielt auf die Mitarbeiter zugehen, um die Gründe zu erfragen“, äußert Matthias Fritsch.
Auch ist durch den Einsatz von „Kobold Control“ ersichtlich, welche Bereiche – Architektur, Tragwerksplanung oder TGA – welches Honorar erzielen und wie viel Umsatz die einzelnen Abteilungen erwirtschaften.
Über 100 Standardauswertungen
Zur Unterstützung bei der Bearbeitung und Steuerung der Projekte bietet „Kobold Control“ (www.kbld.de) über 100 im System integrierte Standardauswertungen. Mit den auf verlässlichen, realistischen Zahlen basierenden Berichten sind die Büroinhaber in der Lage, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung des Büros darzustellen. So stehen u.a. Auswertungen über den Auftragsbestand, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen, Soll-/Ist-Vergleiche, Überstunden, Mitarbeiterauslastung sowie Umsatzanalysen zur Verfügung.
Rechtssicher und HOAI-konform
Als Vorteil sieht man bei planwerk elbe, dass sowohl die Angebote als auch die Rechnungen rechtssicher, sauber und HOAI-konform erstellt werden können. „Ich sehe, welche Leistungsphasen sich rechnen, und welche nicht. So können wir rechtzeitig gegensteuern“, erläutert Matthias Fritsch.
