Mit Projektcontrolling dauerhaft den Erfolg sichern

ls das zuvor genutzte System nicht mehr die gewünschten Funktionalitäten abdeckte, entschied man sich bei der Krieger Architekten Ingenieure GmbH (www.architekt-krieger.de) 2006 zum Wechsel der kaufmännischen Software. Nach einem ausführlichen Auswahlverfahren fiel die Entscheidung auf das Programm der Kobold Management Systeme GmbH (www.kbld.de). Die Leistungsfähigkeit von „Kobold Control“ in den Bereichen Zeit­erfassung, Unternehmenscontrol­ling sowie Honorarbe- und Honorarabrechnung deckte die vom Büro geforderten Funktionen ab. 

Der Leiter Unternehmenscontrolling, Marc Sondern, erläutert: „Wir haben im Laufe der Zeit den Softwaremarkt regelmäßig beobachtet, aber die von uns benötigten Funktionen und Leistungsfähigkeit bietet uns kein anderes Softwarehaus.“

Das 1933 gegründete Büro ist heute als Generalplaner mit ca. 60 Mitarbeitern in Velbert und Koblenz deutschlandweit sowie in Österreich tätig und hat sich auf den Bau von Sport- und Freizeitbädern spezialisiert. 

So kann Krieger auf zahlreiche Wettbewerbserfolge zurückblicken und hat bislang über 255 Bäderprojekte realisiert. Aber auch Sporthallen, Verwaltungsgebäude sowie Saunalandschaften gehören zum Portfolio des Generalplaners. 

Projekte budgetieren

Um über die Projekte jederzeit eine aktuelle Übersicht zu haben, budgetiert man bei Beginn den erforderlichen Rahmen mit Blick auf das Eigen- und Fremdhonorar sowie auf die monetären und zeitlichen Budgets. Während des Projektverlaufs gibt jeder Mitarbeiter zeitnah seine von ihm geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen, respektive auf die besonderen Leistungen, ein. Das Gleiche gilt für Geschäftsführung und Projektleiter, da ansonsten aussagekräftige Auswertungen nicht möglich wären. Allgemeine Bürostunden werden auf das Gemeinkostenprojekt gebucht. 

Damit die Controllingsoftware exakte Zeitvorgaben errechnet, sind korrekte Mitarbeiterdaten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. „Kobold Control“ ermittelt diesen automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und Gemeinkosten. Der Gemeinkostenfaktor ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermög­licht eine Zurechnung der Gemeinkosten wie Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten etc.

In regelmäßigen Sitzungen besprechen die Geschäftsführung und der Controller die Honorarsituation mit den Projektleitern, da diese nicht nur fachlich, sondern auch betriebswirtschaftlich für ihre Projekte verantwortlich sind. Aber nicht nur die Projektleiter, sondern auch die Mitarbeiter sind eng in die Projektstrukturen eingebunden, so dass diese auch die Bedeutung der Zahlen erkennen. 

Zahlreiche aussagekräftige ­Auswertungen

Mit „Kobold Control“ können Geschäftsführung, Controlling und Projektleiter übersichtliche Auswertungen über einzelne Leistungsphasen, Projekte, Projektgruppen und über das gesamte Büro abhängig von ihren Zugriffsrechten erstellen. Soll-/Ist-Vergleiche, Erstellung von Zeitnachweisen, Auftragsbestandsauswertungen und eine Einnahmen-/Ausgaben-/Liquiditätsplanung sind nur einige Beispiele der wesentlichen Merkmale. 

Regelmäßig analysiert der Geschäftsführer Jochen Blatz mit den Projektleitern die einzelnen Projekte. So erkannte man, dass die Leistungsphase (LPH) 5 unabhängig vom Projekt nicht den benötigten Gewinn erwirtschaftete, da die Planer zu viele Stunden benötigten. Daraufhin schaute man sich die Prozesse an und stellte fest, dass die Planer mit zu wenigen CAD-Standardelementen arbeiteten und oftmals Details neu entwickelten. Seit die Architekten und Ingenieure mit auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Standardelementen arbeiten, wurde mittelfristig der Break-Even-Point erreicht, so dass heute auch mit der LPH 5 Gewinne erwirtschaftet werden. Darüber hinaus stellte man fest, dass die 3D-Planung inklusive Building Information Modeling (BIM) sehr zeitaufwendig war. Dieses Manko behob man bei Krieger, indem die Kollegen intensiv in 3D und BIM geschult wurden.

Wichtig für die Kalkulation neuer Projekte sind die Auswertungen der Bäderprojekte nach Größe. Bei Projekten, bei denen die Honorare frei verhandelbar waren, diente das vorhandene Zahlenmaterial als Ausgangsbasis für die Kalkulation. „Uns lag eine Ausschreibung vor, bei der das Bauvolumen über 50 Mio. € lag. Da haben wir sowohl eine Aufwandskalkulation über die Flächen und die Kubikmeter erstellt als auch eine HOAI-Bewertung nach Rift und dann den Angebotspreis errechnet“, erläutert der Controller.

Programm ist mandantenfähig

Als das Planungsbüro im Zug eines EU-weiten Vergabeverfahrens gemeinsam mit seinem österreichischen ­ARGE-Partner als Generalplaner den Auftrag für einen Komplex, bestehend aus Therme, Sauna, Gastronomie, Fitnesscenter, Veranstaltungsräumlichkeiten sowie eine Bowlingbahn und einen Eislaufplatz im österreichischen Ischgl, erhielt, führte man bei „Kobold Control“ die Mandantenfähigkeit ein. Natürlich sollte auch dieses Projekt mit der Software gesteuert werden.

„Mit dem zweiten Mandanten können wir Controlling, Nachunternehmerverwaltung, Rechnungslauf und Rechnungsprüfung des Projekts getrennt von unseren übrigen vornehmen. Das macht es für die Administration bedeutend leichter und übersichtlicher“, erläutert Marc Sondern. 

Honorarvorschau für Liquiditätsplanung wichtig

Die Honorarvorschau benötigt der Controller für die Rechnungslegung und die Liquiditätsplanung. Nach Vertragsabschluss erstellt Krieger einen Projektterminplan. Dieser zeigt auf, wann welche Leistungsphasen fertiggestellt sein werden. Dementsprechend plant der Controller, wann er die Leistungsphasen abrechnen, respektive bei umfangreichen Leistungsphasen er Teilleistungsphasen abrechnen kann.

Das Programm schlägt auf Basis der Projektstandsplanung einen Abrechnungswert vor und zieht von diesem die prognostizierten Fremdrechnungen ab, so dass der Controller einen realistischen Wert für seine Unternehmensprognose erhält. 

Auch erstellt die Honorarvorschau Vorschläge für die Verteilung der Rechnungen über die restliche Projektlaufzeit. „Dadurch weiß ich, wann ich die Schlussrechnung stellen kann und wir den Gewinn buchhalterisch realisieren.“ Diese erfolgt über alle Projekte, so dass der Controller weiß, ob er eventuell Rechnungen verschieben sollte und hat somit immer die Liquidität im Griff.

Am Ende des Monats pflegen die Projektleiter die aktuellen Projektstände ein. Somit sind der Leistungsfortschritt und die dahinterliegenden Beträge der erbrachten Leistungen bekannt. Nach Abzug der bereits in Rechnung gestellten Summen weiß der Controller, was noch in Rechnung gestellt werden kann. 

Software ist strategisch bedeutsam

Das Planungsbüro schreibt jedes Angebot und jede Rechnung mit „Kobold Control“. Darüber hinaus generiert Krieger alle Projektkennzahlen mit der Software, angefangen bei den Stundenauswertungen bin hin zum Auftragsbestand. 

Das System liefert dem Büro wichtige Beiträge zur Unternehmensprognose über die nächsten 12 bis 18 Monate, insbesondere über Erlöse und die unfertigen Leistungen. Quartalsweise bespricht Marc Sondern die Unternehmensprognose mit der Geschäftsführung und dem Steuerberater. Der Blick auf die wirtschaftliche Entwicklung in den nächsten 18 Monaten ist für den Inhaber Michael Krieger essentiell, um nicht im „Blindflug“ unterwegs zu sein. 

Dank der Zahlen sind Geschäftsführung und Controlling immer über die wirtschaftliche Situation informiert und können somit sowohl die Projekte als auch das Büro betriebswirtschaftlich optimal steuern. Aber auch für die Projektleiter ist das Programm ein wichtiges Steuerinstrument, da sie erkennen, in welchen Teilbereichen sie Verbesserungen vornehmen können. „Wenn wir kleine Stellschrauben verändern, wirkt sich das auch im Großen aus“, meint der Controller.