Außenteams mit offline-fähiger Cloud besser koordinieren

Seit 2001 treibt die vP Infrastruktur GmbH aus Essen den Ausbau des Highspeed-Internets in Deutschland voran. Das aktuell 70-köpfige Kabelzug- und LWL-Montageteam ist beteiligt an der Verlegung von über 10.000 km Glaserfaser, der Realisierung von über 250.000 Home Passed Installationen und dem Anschluss von mehr als 50.000 Haushalten an das Glasfasernetz - als jährliche Gesamtleistung der Vitronet Gruppe. Diese ist mittlerweile deutschlandweit an über 40 Standorten aktiv. Als Jörg Schwerdtner 2021 als Head of Field Operations bei vP anfing, existierten noch viele Wissenssilos, „die verhinderten, dass alle gleichermaßen über ein Projekt informiert waren. Zwar wurde im Nachgang alles eingescannt, jedoch waren diese Scans weder frei durchsuchbar, noch konnte zeitnah eine Auftragshistorie angefertigt werden, um die künftige Planung zu optimieren.“ Zudem fehlten zwischen den im Haus genutzten Softwarelösungen Schnittstellen und die Dokumentation der Planung und Auftragsausführung fand auf Papier statt. „Bei 70 Mitarbeitenden, die täglich in der ganzen Republik unterwegs sind, bedeutet das nicht nur einen Verlust von Informationen“, sagt Schwerdtner.

Disposition und Außenteams verbinden

Schwerdtner hatte zuvor 20 Jahre lang das Partnermanagement internationaler Software-as-a-Service (SaaS-)Unternehmen betreut. Er wusste somit, wo er ansetzen musste: „Für mich war von Anfang an klar, dass wir eine sinnvolle Cloudlösung brauchen, um unsere Abläufe zu verbessern“, sagt Schwerdtner. „Darüber hinaus ist es nur mit einer Cloudlösung wirklich effektiv möglich, die Disposition in den Büros mit den mobilen Außenteams zu verbinden.“ Da die Software in der Cloud läuft, können verschiedene Personen, Abläufe und Standorte ohne Weiteres miteinander verbunden und koordiniert werden. So kann bspw. die Disposition neue Informationen zu den Aufträgen ergänzen, während die Außenteams bereits auf der Baustelle sind. Weil über die Cloud immer alle Daten synchronisiert werden, können die Mitarbeitenden sofort darauf zugreifen. „Aber letztlich braucht eine sinnvolle Software vor allem zwei Dinge: eine saubere und intuitive Oberfläche und offene Schnittstellen. Nur dann arbeiten die Mitarbeitenden auch wirklich damit. Nur dann kann die Lösung auch mit dem Unternehmen wachsen“, sagt Schwerdtner. Fündig wurde er Ende 2021 bei der Software „mfr“ von Simplias.

Offline-fähige Cloud

Mit der Field Service Management Software und App konnte Schwerdtner vielfältige Funktionen, Skalierbarkeit und einfache Anwendbarkeit für seine Kolleginnen und Kollegen ermöglichen. Zusätzlich wird durch die Offline-Fähigkeit der App sichergestellt, dass keine Daten verloren gehen und sich auch keine Abläufe verzögern, wenn auf der Baustelle das Internet nicht oder nur schwach zur Verfügung steht.

Schließlich müssen Kontinuität der Abläufe, Verfügbarkeit und Beständigkeit der Daten, Flexibilität des Arbeitens und Produktivität mit und ohne Netz abgesichert sein. Ohne funktionierende Offline-Funktion könnten die Mitarbeitenden auf der Baustelle sonst nicht auf die notwendigen Informationen zur Auftragserfüllung zugreifen sowie einzelne Arbeitsschritte per Screenshot festhalten und im Nach­-
hinein ins System übertragen. Stattdessen bleiben auch offline bereits synchronisierte Informationen verfügbar. Sämtliche Checklistenfelder können ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Die neu hinzugefügten Informationen werden bei nächster Gelegenheit mit der Cloud synchronisiert.

Datensicherheit und -kontrolle

Auch die Datensicherheit und Datenkontrolle spielen bei der Nutzung der Cloudanwendung eine wichtige Rolle. In der Cloud kommunizieren die Mitarbeitenden deshalb grundsätzlich über das Sicherheitsprotokoll HTTPS. Daten, Passwortübertragung und Kommunikation werden mehrfach verschlüsselt. Dafür sorgt der Cloudanbieter, auf dem die Software läuft, automatisch. Durch die Verschlüsselungsmechanismen sind die Daten selbst im Falle eines Sicherheitsvorfalls vor Missbrauch geschützt. Im unwahrscheinlichen Fall eines Datenverlusts steht ein automatisches Backup zur Verfügung. Da die Server in EU-Ländern stehen, werden bei der Cloudnutzung und Datenübertragung auch die Bestimmungen der DSGVO eingehalten. Die Datenkontrolle behält vP Infrastruktur unabhängig von der Cloudanwendung. Projektdaten können jederzeit exportiert und importiert werden.

Entlastung der Mitarbeitenden

In der Praxis kommt die cloudbasierte Software über den kompletten Prozess der Auftragsbearbeitung zum Einsatz: vom Auftragseingang über die Qualifizierung sowie Einsatzplanung bis zur Auftragsbearbeitung vor Ort und den Abschluss des Auftrags. Die Auftragsinformationen aus einer Spezialsoftware des Tiefbau-Teams werden über eine Schnittstelle verlustfrei in „mfr“ importiert. Dort erfolgt anschließend die gesamte Einsatz- und Routenplanung. Diese erlaubt mittels künstlicher Intelligenz, automatisiert die richtigen Mitarbeitenden mit den geringsten Fahrzeiten den jeweiligen Aufträgen zuzuweisen. Auch alle relevanten Auftragsinformationen und Checklisten sind direkt im Auftrag hinterlegt.

Auf der Baustelle können die Außenteams somit ohne Umweg über das Büro auf alle Informationen zugreifen und die Arbeiten per anpassbarer Checkliste, Foto und Sprachnotiz dokumentieren. Die Kunden erhalten Termininformationen und Arbeitsdokumentation automatisiert per E-Mail. Auch diese Schnittstellen werden mit der Cloudanwendung mitgeliefert. Für Jörg Schwerdtner ist die Entscheidung für die cloudbasierte Field Service Management Software und App ein voller Erfolg: „Unsere Kunden können wir viel transparenter und professioneller bedienen. Ich habe eine tagesaktuelle Übersicht über das, was die Teams deutschlandweit machen. Und meine Mitarbeitenden werden spürbar entlastet. Sie können sich mehr auf ihre Kernaufgaben statt auf Verwaltungsarbeiten konzentrieren.“