Software verwaltet alle wichtigen Projektdaten

Thorsten Dorn gründete 2015 mit drei Partnern in Isny im Allgäu das Büro TGA-Konzept. Das Leistungsspektrum umfasst die Bereiche Heizung, Lüftung, Klima, Kälte, MSR und Sanitär. Planen die TGA-Experten zu 70 % gebäudetechnische Anlagen sowohl im Bestand als auch im Neubau, so schlagen mit 20 % Konzepterstellung, Energieberatung und die Erstellung von Masterplänen zu Buche. Aber auch Bestandsaufnahmen und Anlagenoptimierungen sind Bestandteil des Tätigkeitsspektrums.

Obwohl das Büro mit sieben festen Mitarbeitern nicht zu den großen der Branche zählt, hat sich TGA-Konzept einen festen Kundenstamm in der Lebensmittelindustrie, bei Zulieferern der Automobilindustrie sowie der Luftfahrt aufbauen können. Auch öffentliche Bauherren gehören zu den Auftraggebern. Unter anderem planen die Spezialisten für die Familienbrauerei Meckatzer Löwenbrau die technische Gebäudeausrüstung für einen modernen Gär-, Lager- und Hefekeller auf dem Gelände der Brauerei.

Alle Daten in einer Datenbank

Setzte Dorn ursprünglich für sein Projektcontrolling Excel ein, so war relativ schnell klar, dass das Arbeiten mit unzähligen Tabellen äußerst zeitraubend und fehleranfällig ist. Zudem war immer nur ein Teil der benötigen Daten verfügbar und eine rechtssichere Honorarkalkulation sowie Rechnungsstellung nicht möglich. Da der staatlich geprüfte Techniker für Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik schon in seinem vorherigen Büro mit der Software von Kobold Management Systeme zufriedenstellend gearbeitet hatte, entschied er sich 2017 für eine Umstellung auf die Lösung des Anbieters aus Wuppertal. Ausschlaggebend für den Erwerb waren vor allen Dingen die Durchgängigkeit der Software sowie die Speicherung sämtlicher Daten in einer Datenbank. Das System deckt den gesamtem Projektprozess von der Angebotserstellung über die Zeiterfassung, die Berechnung des Gemeinkostenfaktors, die der Transparenz dienende Erstellung verschiedener Auswertungen bis zur professionellen Rechnungslegung ab. Der Geschäftsführer dazu: „Software muss einem das Leben leichter machen und ich muss jederzeit einen aktuellen Überblick sowohl über jedes einzelne Projekt als auch über die Gesamtauslastung des Büros haben. Das ist mit ‚Kobold Control‘ gut möglich.“

Honorare rechtssicher berechnen

Bei der Honorarermittlung, der Angebots- und Rechnungsstellung kann sich der Bürochef auf die Software verlassen. Dazu bildet das System sämtliche Honorartafeln sowie Leistungsbilder ab und beinhaltet alle Funktionen, um Honorare schnell, einfach und rechtssicher zu berechnen sowie Angebote und Rechnungen zu erstellen. Sonderfälle, wie Zuschläge aller Art und Wiederholungen, kann der Techniker ebenso hinterlegen wie er Pauschal- und Aufwandshonorare abbilden kann.

Honorare auf Basis abgewickelter Projekte kalkulieren

In der neuesten Version ist ein Bottom-up Kalkulator integriert. Mit diesem stellt der TGA-Spezialist schon bei der Kalkuation des Honorars dieses in einem schnellen Abgleich einem vom System berechneten tatsächlich intern benötigten Honorar gegenüber. Dazu vergleicht das Programm über eine von Dorn definierte Vergleichsmasse, z. B. „Branche“, die Art des Projektes innerhalb der Datenbank. Daraus kalkuliert die Software durchschnittliche Werte für Stunden oder Kosten, die in der Vergleichsmasse pro Leistungsphase benötig wurden. „Das nehme ich als Grundlage für meine Kalkulation. Diese Funktion ist äußerst zeitsparend und da die Daten auf aktuellen Projekten beruhen, fühle ich mich sicher“, erläutert der Techniker.

Gutes Betriebsklima ist wichtig

Zu Projektbeginn teilt Dorn die Soll-Stunden bezogen auf die einzelnen Leistungsphasen den relevanten Mitarbeitenden mit. Allerdings will er nicht, dass diese sich zeitlich unter Druck gesetzt fühlen. „Wir möchten ein gutes Betriebsklima und ohne Druck arbeiten, das ist aus unserer Erfahrung ein wesentlicher Faktor zum Erfolg“, kommentiert der Geschäftsführer. Da die Mitarbeitenden sich bei TGA-Konzept wohl fühlen, ist die Fluktuation gleich null. Ein wichtiges Element in Zeiten knapper Ressoucen.

Die Mitarbeitenden geben ihre geleisteten Stunden zeitnah auf die entsprechenden Leistungsphasen ein. Hilfreich sind dabei die zahlreichen bereits vordefinierten Berichte in der Software. Dorn erklärt: „Ich erstelle zu jedem Projekt eine detaillierte Auswertung, sehe, wie viele Stunden und welche Kosten aufgelaufen sind, was abgearbeitet und abgerechnet ist und was ich noch in Rechnung stellen kann.“ Bei der kleinsten Abweichung setzt Dorn sich mit dem Projektleiter zusammen. Gemeinsam analysieren sie die möglichen Ursachen und diskutieren Gegenmaßnahmen. Eine Vorgehensweise, die bis heute Erfolg verspricht.

Die Ist-Situation stets im Blick

Für Dorn liegen die Vorteile des Programms auf der Hand. Er hat alle Informationen auf einen Blick und ist somit immer über die Ist-Situation der einzelnen Projekte sowie des gesamten Büros informiert. Auch sieht er mittels der integrierten Honorarvorschau die Auslastung über den von ihm eingegebenen Zeitrahmen und könnte basierend darauf die Entscheidung treffen, seine Akquise zu verstärken. Das ist allerdings aufgrund der guten Auftragslage momentan nicht notwendig.

Rechtssicherheit bei der Angebotserstellung und schnelle, auf fundiertem Zahlenmaterial basierte Abschlagsrechnungen wären laut dem Geschäftsführer ohne das System nahezu unmöglich. Es bestünde eine hohe Gefahr, dass Leistungen entweder verloren gingen oder schlichtweg falsche Rechnungen aufgrund eines schlechten Überblicks gestellt würden. Daher fühlt sich das Team von TGA-Konzept mit dem professionellen Controllingprogramm auf der sicheren Seite.