Zentrale Datenbank als Basis

Effiziente energetische Konzepte für hochleistungsfähige TGA in gewerblichen oder öffentlichen Neu- und Umbauten entstehen bei Reich + Hölscher (www.reich-hoelscher.de)  in Teamarbeit. Mit den Jahrzehnten, in denen die Mitarbeiter die Ver- und Entsorgungstechnik von Produktions- und Bürogebäuden, Rechenzentren oder Krankenhäusern geplant haben, ist das Wissen um die Vielfältigkeit technischer Lösungen beständig gewachsen. Die Software, die einen solchen Informationszuwachs begleitet und gleichzeitig sämtliche Projekte dokumentiert, kann man in einem Planungsbüro als zentrales und damit erfolgsrelevantes Werkzeug betrachten. Bei Reich + Hölscher stieß die dazu seit 15 Jahren eingesetzte Softwarelösung 2016 endgültig an ihre Grenzen, obwohl bis dato sogar zwei Systeme unterschiedlicher Hersteller kombiniert worden waren, um alle Anforderungen abzudecken.

Umfangreiche Funktionen erwünscht

Der Auswahlprozess der neuen Bürosoftware für Reich + Hölscher dauerte letztendlich länger als ein Jahr, er begann mit einem Vergleich der am Markt verfügbaren Software-Lösungen. 'Wir wollen Zeit gewinnen im Planungsprozess' stand als Motto über dem ersten Teil des umfangreichen Lastenheftes, das die von der Geschäftsleitung mit dem Projekt betraute Arbeitsgruppe aufstellte. Es enthielt deshalb neben organisatorischen Standards zu Zeiterfassung, langfristiger Projektdokumentation und zentraler Kommunikationsplattform auch planungs-relevante Funktionalitäten wie Bautagebuch, Mängelverwaltung, Protokolle und ein durchdachtes Plan-Management.

Aus der Geschäftsleitung kam die Vorgabe für den zweiten Teil der Kriterien der zukünftigen Bürosoftware. Die Gesellschafter Klaus Reich und Michael Kapke wünschten sich maximale Transparenz für ihr laufendes Controlling. So kamen die Punkte durchgängiges Auftragsmanagement, vielfältige Auswertungen und vorausschauende Ressourcenplanung mit auf die Wunschliste. Die Arbeitsgruppe suchte nach einer Software, die alle Anforderungen abdecken sollte, wenig Einarbeitungszeit beim einzelnen Mitarbeiter benötigen und sich mit den Veränderungen am Markt weiter entwickeln würde.

Gleicher Informationsstand dank zentraler Datenbank

Dieser Anspruch war hoch. Als zentrale Arbeitsplattform im Planungsbüro genutzt, vernetzt eine leistungsfähige Bürosoftware sämtliche Büro-, Kommunikations- und Projektinformationen in einer zentralen Datenbank, um sie allen Projektmitarbeitern zugänglich zu machen und sie im Rahmen des Bürocontrollings für Auswertungen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zur Verfügung zu stellen. Nachdem viele der am Markt verfügbaren Programme wegen zu geringem Funktionsumfang oder unzureichender Verknüpfung der Daten als nicht ausreichend eingestuft waren, machte sich bei Reich + Hölscher ein zehnköpfiges Team an die intensive Prüfung der Controlling- und Managementsoftware des Finalisten „PROJEKT PRO“ im laufenden Planungsbetrieb.

Team-Vorteil: branchen-relevant, zeitsparend und motivierend

TGA-Ingenieure bei Reich + Hölscher haben das Ziel, intelligentere und bessere Anlagen zu bauen als andere. Mit dem gleichen Anspruch gingen sie auch an die Bewertung von „PRO controlling“ und „PRO management“. Ihre Gebäude planen sie so, dass die Arbeit darin angenehm und die Technik zuverlässig ist, und zwar über eine lange Dauer. Dasselbe erwarteten sie von ihrer zukünftigen Bürosoftware.

„Wer diese Software entwickelt hat, versteht etwas von der Arbeit in Ingenieurbüros“, war nach dem intensiven Livetest die durchwegs positive Bilanz. Nicht nur im Hinblick auf das verwendete Vokabular und diverse Honorarordnungen, sondern vor allem hinsichtlich der durchgängigen branchenspezifischen Prozesse innerhalb der Funktions-Bausteine. Alle zehn Testpersonen waren vollständig von „PROJEKT PRO“ überzeugt und trafen für ihr Team die Entscheidung für diese Software. In der Geschäftsleitung sieht man die Branchenlösung mittlerweile nicht nur als zentrale Datenbank, sondern auch als Kollaborationssoftware, die zur Zufriedenheit und Bindung ihrer Mitarbeiter an das TGA-Büro beiträgt. „Durch die Verwendung von ,PROJEKT PRO‘ positionieren wir uns als attraktiver Arbeitgeber, denn eine gemeinsame Plattform ist einer der Grundbausteine jedes modernen Arbeitsplatzes. Aufbau und Funktionalität des Programms erlauben

uns jetzt erstmalig, über die Schaffung von Homeoffice Plätzen nachzudenken“, freut sich Michael Kapke über diesen zukunftssichernden Nebeneffekt, denn der Fachkräftemangel ist auch außerhalb der großen Ballungszentren deutlich spürbar.

Chef-Vorteil: transparent, fundiert, schnell amortisiert

Auch die Gesellschafter hatten am Test teilgenommen. Die Zeitersparnis war offensichtlich. Sich an den Wochenenden nicht mehr im Büro um das Kaufmännische kümmern zu müssen, erkannten sie als echten persönlichen Vorteil. Besonders begeistert hat Michael Kapke zudem die Möglichkeit, mithilfe seiner fundierten Datenbasis in „PROJEKT PRO“ unterschiedliche Auslastungs-Szenarien zu simulieren und die Liquidität des Ingenieurbüros vorausschauend zu planen. Viel Freude machte ihm der einfache Start in die Software: „Du öffnest sie und kannst ohne große Einweisung kraftvoll loslegen. So eine intuitive Bedienung zeugt von hoher Benutzerfreundlichkeit.“

Wie jede Änderung gelernter Verhaltensweisen erfordert auch die fortschreitende Digitalisierung in der Bauwirtschaft eine grundlegende Bereitschaft im Planungsbüro, sich für Alternativen zu öffnen. In vielen Fällen hat die Umstellung althergebrachter Prozesse attraktive und wirtschaftlich relevante Auswirkungen.

Amortisation in zwei Jahren erwartet

Sich mit einer neuen Bürosoftware zu beschäftigen und im eigenen Team den Willen zur Anpassung etablierter Arbeitsprozesse zu fördern, erschließt für die Gesellschafter von Reich + Hölscher enormes Potential: „Wir rechnen damit, dass sich der finanzielle und zeitliche Aufwand schon in zwei Jahren amortisiert, da alle Teammitglieder Dokumente schneller finden, viel weniger Zeit für die Vorbereitung von Baubesprechungen und internen Meetings brauchen und jede Rückfrage im Handumdrehen beantwortet werden kann.“