Digitale Zeiterfassung und Einsatzplanung

Bauingenieur Michael Schneider und Maurermeister Frederik Schneider kümmern sich heute um die Belange des mittelständischen Unternehmens. Die Leistungen umfassen die kompletten Rohbauarbeiten für Wohnhäuser, Keller oder Anbauten von der Baugrube über Gründung, Entwässerung und Mauerwerk bis zu Stahlbetonteilen wie Stützen, Stürze, Ringanker und Decken. Versorgungsanschlüsse für Wasser, Abwasser, Gas und Telefon führen die Bauspezialisten mit 40 Mitarbeitern, davon fünf Auszubildende, zusätzlich mit aus. Auch Ausbau- sowie Sanierungsarbeiten und Außenanlagen deckt die Firma mit eigenen Fachkräften ab.

Frederik (links) und Michael Schneider bei der Mitarbeiterplanung mit „123erfasst“.
Bild: Timo Lutz – Team für Industriefotografie

Zeitnahe Verfügbarkeit der Arbeitszeiten

Um Arbeitszeiten digital zu erfassen und nicht mehr auf handschriftlichen Aufzeichnungen angewiesen zu sein, führte die Bauunternehmung 2020 die Zeiterfassungs-App „123erfasst“ ein. Nach ca. einem Jahr waren alle gewerblichen Mitarbeiter mit der App auf dem Smartphone ausgestattet. Im Zuge des Einführungsprozesses optimierte man stetig die Anwendbarkeit. So kann Schneider zeitnah die Daten auf Plausibilität überprüfen, falsch verbuchte Stunden können direkt korrigiert und der Kollege darüber informiert werden. Kommt eine Rückmeldung zu einem falsch gebuchten Stundenzettel erst Wochen später, ist laut Schneider der Lerneffekt nicht gegeben. Kommt diese Rückmeldung dagegen am selben Abend, sollen sich die Fehlbuchungen deutlich minimieren.

Individuelle Kalender hinterlegt

Im Regeldesigner der Software hinterlegte die Bauunternehmung ihre individuellen Kalender mit den unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten. Generell können dort firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten hinterlegt werden. Ein Mitarbeiter auf der Baustelle bucht lediglich seine Anwesenheitszeit und das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die daraus resultierenden Ergebnisse zeitnah an die Lohnbuchhaltung zur weiteren Verarbeitung. Sollte keine Verbindung bestehen, was auf Baustellen in ländlichen Regionen des Öfteren vorkommen kann, überträgt die App die Daten, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Digitale Mitarbeitereinsatzplanung

Auch nutzen die Geschäftsführer die Software für die digitale Einsatzplanung. Da Schneider viele kleine Baustellen, die eine Laufzeit von einem Tag bis zu einer Woche aufweisen, und nur einige größere hat, ist die Mitarbeitereinsatzplanung aufwändig. Heute werden die Kolonnen mittels der Software den Baustellen zugeteilt und das möglichst zwei Wochen im Voraus. Ergeben sich Änderungen, arbeiten sie diese spätestens am Abend vorher ein. „Für die Mitarbeiter ist die digitale Planung bedeutend angenehmer und hat zu einer großen Akzeptanz von ‚123erfasst‘ geführt, da sie nun frühzeitig wissen, wo und mit wem sie arbeiten werden“, sagt Michael Schneider. Den beiden Firmenchefs liegt jederzeit eine transparente Übersicht über die geplanten Einsätze vor.

Da eine exakte Dokumention des Baustellenfortschritts sehr wichtig geworden ist, wird der Mittelständler diesen zukünftig mit Fotos im System dokumentieren, um ihn mit dem Baustellenbericht und dem jeweils aktuellen Wetterbericht zu koppeln. So kann das Unternehmen im Schadensfall stets die odnungsgemäße Arbeit erfassen. Auch ist die Disposition der Geräte und Maschinen mit dem Modul „123Geräte“ kurzfristig geplant, um die Auslastung der Baustellen-Flotte und deren Einsatz weiterhin zu optimieren.  Für das nordhessische Bauunternehmen ist der Einsatz der Software ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur digitalen Baustelle.