Erfolgreiches, durchgängiges Kostencontrolling

Im März 1991 entscheidet sich das Ingenieurbüro Wolf (www.ib-wolf.de), mit Hauptsitz in Dresden und einer Nie­der­lassung in Bad Schmiedeberg, nach ­einer intensiven Marktrecherche das AVA-Programm des Münchener Softwarehauses G&W Software AG (www.gw-software.de) einzusetzen. 

Neben der stringenten Benutzerführung überzeugt die Durchgängigkeit des Programms von der ersten Kostenschätzung über die Kostenberechnung, LV-­Erstellung und Ausschreibung bis hin zur Abrechnung sowie die lückenlose und nachvollziehbare Kostendokumen­tation des gesamten Kostenprozesses. Letzteres kommt bei den öffentlichen Auftraggebern besonders gut an.

Die Auftraggeber schätzen neben der professionellen, transparenten Arbeitsweise die Präsenz vor Ort. Diese ermöglicht es den Bauingenieuren, sowohl im Bereich der Planung als auch bei der Bauleitung in kürzester Zeit auf die Belange der Auftraggeber zu rea­gie­ren.

Einsatz ab der Kostenberechnung

Dipl.-Ing. Thomas Walter, zuständig für die vorbereitende Vergabe bis zur örtlichen Bauüberwachung und in den entsprechenden Leistungsphasen für die Kosten verantwortlich, setzt „California.pro“ ab der Kostenberechnung ein. Zur Bildung VOB-gerechter Bauleistungstexte nutzt das Ingenieurbüro Wolf das STLB-Bau Dynamische BauDaten. G&W sorgt dafür, dass das STLB-Bau stets nahtlos in „California.pro“ integriert ist und die Planungsbüros damit schnell und sicher die Baukosten planen, kontrollieren sowie in einem durchgängigen Prozess die VOB-gerechte und normenkonforme Leistungsbeschreibung erzeugen können. Das Programm überprüft automatisch die Leistungsverzeichnisse auf Vollständigkeit und GAEB-Konformität.

Sind Kosten auf verschiedene Kostenträger aufzuteilen, z.B. bei Projekten, die zum Teil gefördert werden, so ist es mit „California.pro“ möglich, diese in förderfähige und nicht förderfähige Anteile abzubilden. Abhängig vom Projekt gliedert das Ingenieurbüro Wolf die Kosten gemäß der DIN 276 für den Hoch- oder den Ingenieurbau. Für den Straßenbau ist auch der Kontenrahmen gemäß AKVS 2014 integriert. Damit erreichen die Ingenieure, wie schon bei der Standardgliederung nach AKS 85, die Kostenzusammenstellungen direkt in der Kontenstruktur oder auch durch Verlinkung von Leistungsverzeichnispositionen oder Positionsteilmengen.

Vorlagen nach Bauleistungen

Bauingenieur Thomas Walter erläutert das Vorgehen: „Zur Erleichterung der Kostenermittlung haben wir einen Fundus an Vorlagen im System abgelegt. Diese sind nach Bauleistungen wie Kanalsanierung, Kanal-, Straßen- und Wasserbau, Brücken, Stützwände etc. im System gegliedert. Wir müssen sie nur aufrufen und den aktuellen Gegebenheiten anpassen.“ Ist das verpreiste Leistungsverzeichnis erstellt, werden die Daten elektronisch an den Auftraggeber zwecks Ausschreibung und Submission übermittelt. Sobald die von den Bietern ausgefüllten Leistungsverzeich­nisse vorliegen, liest Walter die Angebote in „California.pro“ ein und erstellt den Preisspiegel. Im Anschluss daran erfolgt die technisch-wirtschaftliche Prüfung der Angebote und der Vergabevorschlag. Nach entsprechender Freigabe und Beauftragung schreiben die Planer im weiteren Projektverlauf die Kosten akribisch fort und dokumentieren diese. So kann, wenn gewünscht, der Auftraggeber in jeder Planungs- oder Leistungsphase eine detaillierte Dokumentation der Kostenfortschreibung erhalten. Und die Transparenz des Planungsprozesses ist durch die revi­sionssichere Dokumentation der Kostenstände in jeder Leistungsphase gegeben. 

Schnelle Mengenvorermittlung

Thomas Walter arbeitet gerne mit dem Aufmaß-Modul. Dieses bietet dem Ingenieur Flexibilität und Effizienz in der schnellen Erfassung sowie Prüfung von Aufmaßen. Der Bauingenieur kann damit eine Mengenvorermittlung für die Leistungsverzeichnisse und die Kostenberechnung durchführen und das Aufmaß für die Abrechnung nutzen. Für die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe können die geprüften Mengen schnell in Aufmaßblätter eingegeben werden. Dadurch werden die erbrachten Leistungen zur jeweiligen Abrechnung lückenlos dokumentiert.

Kostentransparenz für die Bauherren

Regelmäßig pflegt Bauingenieur Walter die tatsächlich abgerechneten Kosten jeder Projektphase in „California.pro“ ein, um einen Überblick über den aktuellen Stand zu haben. Durch die lückenlose Übersicht der Kostenentwicklung von der Planung bis zur Schluss­rechnung ist zu jedem Zeitpunkt nachweisbar, wie sich das Projekt kostentechnisch entwickelt hat. Der Auftraggeber erhält in regelmäßigen Abständen, auf Wunsch auch zwischendurch, eine aktuelle Kostenübersicht. Die Auswertungen können sowohl pro Vergabeeinheit als auch für das Gesamtprojekt erfolgen und die Kosten entsprechend der Kostengruppen, Kostenstellen, Kostenarten etc. abgebildet werden. Auch sind mit dem System Abnahmen mit Überwachung von Sicherheitseinbehalten, Bankbürgschaften, Gewährleistungsfristen, Nachträge sowie Mängelrügen und Mängelvorlagen mit automatischer Wiedervorlage zu verwalten.

Software bietet geführten Rahmen

In den knapp 30 Jahren, die das Ingenieurbüro Wolf das AVA- und Baukostenmanagementprogamm von G&W einsetzt, hat sich die Software und auch der Service des Unternehmens immer wieder bewährt. Um softwaretechnisch ständig auf dem neuesten Stand zu sein, arbeitet das Büro immer mit der neuesten Version. Thomas Walter resümiert: „‚California.pro‘ gibt uns einen geführten Rahmen angefangen bei der Kostenschätzung, über die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung vor. Das Festfrieren der einzelnen Kostenstände zu Dokumentationszwecken gegenüber dem Auftraggeber ist ein weiterer wichtiger Punkt.“ Sehr zufrieden ist Thomas Walter auch mit der Beratung und Begleitung des G&W-Fachhändlers Bauconsult Roland Wagner aus Dresden. Roland Wagner ist immer verfügbar, sollten eine Frage auftauchen oder neue Mitarbeiter geschult werden müssen.