Software im Architektenbüro
Um ganzheitlich die Kosten ihrer Bauprojekte planen, dokumentieren und überwachen zu können – und das von der ersten Kostenschätzung bis zur Dokumentation der abgeschlossenen Baumaßnahme –, setzt das Planungsbüro Matrix Architektur auf eine spezielle AVA- und Baukostenmanagementsoftware. Diese zeichnet sich unter anderem durch einen modularen Aufbau und eine übersichtliche Darstellungsweise aus.
90 % der Bauherren von Matrix Architektur in Rostock sind öffentliche, die restlichen 10 % gewerbliche oder private Auftraggeber. Das 15 Mitarbeiter starke Planungsbüro bietet alle Leistungsphasen an und konzentriert sich vorrangig auf Bauprojekte in Mecklenburg-Vorpommern, schwerpunktmäßig im Bereich Bildungsbauten. Die Werte des Büros orientieren sich an werthaltigen Materialien, Nachhaltigkeit, Klimaschutz und CO2-neutralen Konzepten. Mit simplen bis hin zu komplexen Lösungen definiert das Unternehmen die Energiearchitektur in der Gebäudeplanung. Dies gilt gleichermaßen für Bestandsimmobilien und den Neubau. Der vorausgedachte Lebenszyklus und die flexible Nutzung der Räume sind weitere integrale Planungsbestandteile.
Beispielhafte modellbasierte Kostenermittlung mit „California.pro“
Bild: G & W Software
In den ersten Jahren seiner Geschäftstätigkeit arbeitete das Architekturbüro mit einer Tabellenkalkulationssoftware zur Planung und Dokumentation der Kosten. Doch schnell reichte den Planern diese Arbeitsweise nicht mehr, daher wurde ein datenbankbasiertes, durchgängiges System als Alternative gesucht. Zudem wollten die Architekten die Kosten schon in einer sehr frühen Phase exakt definieren und diese dann über die Kostenberechnung, Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung und Kostenfeststellung planen und kontrollieren sowie die einzelnen Kostenstadien zu Vergleichszwecken dokumentieren. Deswegen setzt das Büro nun die AVA- und Baukostenmanagementsoftware „California.pro“ der G & W Software AG ein.
Erstes Stadium: Anrechenbare Kosten zur Angebotserstellung
Vor der ersten Kostenschätzung haben die Architekten mittlerweile ein weiteres Stadium in der Software eingeführt: „Anrechenbare Kosten zur Angebotserstellung“. Dipl.-Ing. Architektur Carola Bardubitzki, die gemeinsam mit zwei weiteren Geschäftsführern das Büro leitet, erläutert: „Dadurch können die Mitarbeiter schnell auf einen Blick erfassen, welche Kosten je Kostengruppe angesetzt worden sind.“ Ändert sich die Kostenverteilung während des Projektablaufes, ändert sich entsprechend auch das Honorar.
Beispielhafte Kostenauswertung in „California.pro“
Bild: G & W Software
Für die Kostenschätzung ermitteln die Architekten die Werte in den meisten Fällen über BKI-Daten oder aber auch über die Kosten bereits bearbeiteter Projekte, die sie in der Software ins Planungs-Leistungsverzeichnis übertragen. Dabei spielen sie auch in diesem frühen Stadium verschiedene Varianten durch, die dem Auftraggeber präsentiert werden. Das Architekturbüro schreibt dann die Variante fest, für die sich der Bauherr entschieden hat.
Prüfungsdurchlauf inklusive Geldgeberprüfung
Sind die Entwurfsunterlagen sowie die Kostenberechnung erstellt, kommt der Prüfungsdurchlauf inklusive Geldgeberprüfung beim Auftraggeber. Bei den Kindertagesstätten kontrolliert z. B. das Jugendamt die Unterlagen bezüglich Flächen und Kosten. Sollte ein Projekt förderfähig sein, werden die Unterlagen auch an den Fördermittelgeber zwecks Prüfung weitergeleitet. Nach Abstimmung mit dem Auftraggeber erfolgt der Kostenanschlag. Mit der Baumanagementsoftware dokumentieren die Architekten den Auftraggebern gegenüber jeden einzelnen Kostenstand mit Kostengruppen, Kostenstellen und -arten und „frieren“ die einzelnen Stände zu Vergleichszwecken fest.
Für die Ausschreibung wird das Leistungsverzeichnis erstellt und als PDF- und GAEB-Datei an den Auftraggeber weitergeleitet. Jener lädt es inkl. der Formblätter auf einer Plattform hoch. Liegen die Angebote vor, werden sie ins Programm eingelesen und der Preisspiegel wird erstellt. Dieser kann im System detailliert oder komprimiert sowie als Schwerpunkt- oder Ausreißerpreisspiegel dargestellt werden und sorgt so für eine größtmögliche Transparenz. Die Architekten prüfen die Angebote inhaltlich, technisch sowie rechnerisch und unterbreiten dem Auftraggeber eine Vergabeempfehlung. Nach Abschluss der ggf. erforderlichen Bietergespräche erstellt das Büro das Auftragsleistungsverzeichnis und schreibt es ebenso wie den Auftrag im System fest.
Visualisierung des Ersatzneubaus für die Kita Zwergenland in Greifswald
Bild: Matrix Architektur
Verteilung von Kosten auf verschiedene Kostenträger
Mit der Software ist die nachprüfbare Verteilung von Kosten auf verschiedene Kostenträger nach eigenem Bekunden der Architekten äußerst einfach. Diese Funktion kam z. B. bei einer Kostenschätzung für ein Kinder- und Familienzentrum zum Tragen. Obwohl alle Einheiten denselben Träger – einen sozialen Verein – haben, gibt es unterschiedliche Nutzer, wie eine Kindertagesstätte, eine Kirchengemeinde, eine Tagespflege und Betreutes Wohnen. Daher splitteten die Architekten die Kosten nach Nutzungseinheiten auf. Darüber hinaus teilt das Planungsbüro die Kosten sofern notwendig auch in zuschuss- und nicht zuschussfähig auf. Das System weist die Kostenaufteilung für Rechnungen und Zahlungsfreigaben nach und die Planer können die Kosten entsprechend der vorab definierten Aufteilung nach Kostenstellen und Kostenträgern dem Auftraggeber gegenüber dokumentieren.
Visualisierung des Neubaus der Mensa in Güstrow
Bild: Matrix Architektur
Anwender behält den Überblick
Carola Bardubitzki fasst die Vorteile der Software zusammen: „Hat man sich erst einmal eingearbeitet, ist das Programm äußerst übersichtlich und der Anwender behält immer den Überblick. Durch die Vielfältigkeit des modularen Aufbaus der Software kann man die Kostenseite eines Projektes ganzheitlich abdecken und Prozesse sichern.“ Besonders gefällt der Architektin die Durchgängigkeit sowie der gesamte Prozess von der Rechnungsprüfung bis zur Schlusszahlungsfreigabe und das Nachtragsmanagement. Denn mit dem Programm ist eine detaillierte Nachtragsverwaltung inkl. einer lückenlosen, transparenten Historie aller Projektstadien sowie aller Nachtragsstadien möglich. Gerade öffentliche Auftraggeber legen viel Wert auf eine solche Kostendokumentation.
